Laadukas johtaminen ja fiksu ajankäyttö ovat kasvavan yrityksen kulmakiviä. Kestävän kasvun pohjaksi kasvuyhtiöissä on välttämätöntä laittaa johtoryhmätyöskentely, johtaminen ja organisaation yhteiset toimintamallit kuntoon mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Näitä teemoja käsittelimmekin valmennuksen muodossa myös yhdessä asiakkaamme Visual Componentsin kanssa syksyllä 2021. Haastattelussamme kokonaisuutta reflektoimassa yrityksen toimitusjohtaja, Mikko Urho.
Työskentely kasvuyrityksen kehittämisen parissa
Visual Components on suomalainen ohjelmistoyritys, joka on yhtenä alan pioneereista vienyt 3D mallinnusta ja -simulointia aivan uudelle tasolle. Edelleen vahvassa kasvussa olevaa yhtiötä hallinnoidaan Espoossa sijaitsevalta pääkonttorilta käsin. Vahvasta teknologiapainoitteisuudesta huolimatta Visual Components nimeää ehdottomasti tärkeimmäksi osakseen asiantuntevan henkilöstönsä. Organisaatiossa työskentelee tällä hetkellä n. 70 asiantuntijaa eri toiminnoissa. Yhtiön kovat kasvutavoitteet näkyvät luonnollisesti myös henkilöstön puolella tulevaisuudessa. Henkilöstömäärän odotetaan kasvavan voimakkaasti useiden rekrytointien myötä verrattain lyhyenkin ajan sisällä.
Organisaatio on aidosti globaali, kattaen sisäisesti noin 20 kansallisuutta useassa eri maassa. Yli neljänkymmenen yhteistyökumppaniyrityksen kautta Visual Components on levittäytynyt maailman joka nurkkaan. Yhteyttä on tässä monimuotoisessa organisaatiossa aina pidetty myös digitaalisesti, mutta pandemia-aikana palaverien määrä luonnollisesti lisääntyi ja tälle uudenlaiselle ajankäytölle tarvittiin selkeämmät raamit. Laadukkaan yhteistyön, tehokkaan ajankäytön ja toiminnan sujuvoittamisen kannalta nähtiin erittäin tärkeänä, että palaverikäytäntöjen yhtenäistämiseen ja laatuun panostetaan.
Johtajuuden kehittäminen on yksi suurimmista kasvun ja menestyksen mahdollistajista organisaatioissa, ja Visual Components onkin varsin hiljattain uudistanut johtoaan. Uudistuksen myötä johtoryhmään tuli mukaan uusia henkilöitä ja toimitusjohtaja Mikko aloitti roolissaan vuosi sitten maaliskuussa. Uudistuksen tueksi ja onnistumisen varmistamiseksi haluttiin näkemystä ja kehittämisen fasilitointia ulkopuoliselta asiantuntijataholta, jonka myötä he päätyivät valitsemaan Liftedin kumppanikseen. Yhteistyössä suunnitellun valmennuskokonaisuuden tavoitteena oli muodostaa tuoreelle johtoryhmälle uudet yhteiset toimintamallit ja päivittää johtamisen periaatteet, korostaa ja kirkastaa johtamisen tärkeyttä, sekä viedä koko työyhteisön toimintaa uudelle tasolle kehittämällä palaverikäytäntöjä.
Pohja kestävälle kasvulle johtamiseen panostamisen kautta
Uusi toimitusjohtaja tarkoittaa aina väistämättä muutoksia organisaatiossa, ja Visual Componentsilla tähän tartuttiin mahdollisuutena uuden toimitusjohtajan Mikko Urhon aloittaessa roolissaan. Toimitusjohtajan saappaisiin astuessaan Mikolla oli takana jo 19 vuotta Visual Componentsissa, joten organisaatio ja sen suunta ovat erittäin tuttuja. Uuteen rooliin astuessa – erityisesti toimitusjohtajan tärkeään rooliin – on kuitenkin erittäin hyödyllistä hakea tuoretta näkökulmaa ja omien ajatusten kirkastusta oman kehittymisen tueksi.
Osana valmennuskokonaisuutta, Mikko osallistui TJ Coachingiin – ”Jokainen toimitusjohtaja kokee jossain vaiheessa jossain määrin olevansa yksin, silloin sparri oman ajattelun kirkastamiseen ja päätösten selkeyttämiseen on helpottavaa. On jopa jollain tavalla terapeuttista kun pääsee jonkun kanssa keskustelemaan näistä asioista luottamuksella.” – Mikko Urho
Uudistuneen johdon ja johtoryhmän myötä työpöydälle luonnollisesti nousi myös johtoryhmän työskentelyn selkeyttäminen sekä yhteisen näkemyksen ja suunnan kirkastaminen. Valmennukseen nostettiin keskeisimmiksi fokusalueiksi johtamisen periaatteet ja johtamiskulttuuri. Ylätason keskustelun käymisen ja työstämisen ohella konkreettisimpina käsiteltävinä teemoina oli muun muassa miltä johtajan roolin halutaan tulevaisuudessa näyttävän, sekä konkreettinen tapa kirkastaa tulevaisuuden suuntaa ja strategiaa läpi koko työyhteisön.
Valmennuksen tulokset olivat hyvin konkreettisia – ”Nyt pitkän tähtäimen strategiaa on kirkastettu ja ollaan ottamassa käyttöön valmennuksen aikana esiin noussutta OKR suunnittelua tuomaan selkeyttä strategian toteuttamiseen läpi koko organisaation. OKR-mallin avulla kirkastamme ajatusta siitä mihin olemme menossa ja teemme suunnan yhteisesti näkyväksi. Ollaan kyllä erittäin tyytyväisiä tähän kokonaisuuteen ja odotukset täyttyi, saatiin juuri niitä tuloksia mitä lähdettiin hakemaan. Halusimme tukea ja ajatusten pallottelua ulkopuolisen ja kokeneen henkilön kanssa, ja Liftedin valmennus sekä valmentajien sparrailu selkeytti omaa ajatteluamme. Aina voisi toki vielä tehdä enemmän ja tehtävää riittää, täytyy kuitenkin ottaa yksi askel kerrallaan. Kehitys on jatkuvaa ja seuraavat askeleet odottavat.” – Mikko Urho
Tehokkaampaa työaikaa koko työyhteisölle palaverikäytäntöjä kehittämällä
Pandemia-aika muutti koko organisaation työskentelymalleja Visual Componentsilla ja tämä näkyi erityisesti lisääntyneenä palaverien määränä. Tämän lisääntyneen ajankäytön kannalta myös oli tärkeää tarkastella miten palavereita pidetään, miten niistä tehdään mahdollisimman tehokkaita. Yleisesti ottaen tietotyötä tekevät viettävät keskimäärin 50% työajastaan palavereissa, ja jopa 17% kaikesta työajasta menee hukkaan huonojen palaverikäytäntöjen vuoksi. Määrittelemällä tehokkaat palaverikäytännöt ja viemällä yhdessä niiden noudattaminen käytäntöön, voidaan tehostaa ajankäyttöä merkittävästi, millä puolestaan on suorat vaikutukset työn kuormittavuustason laskuun ja hyvinvoinnin paranemiseen.
Palaverikäytäntöjen kehittämisen projektin aikana teimme kattavan kartoituksen koko Visual Componentsin henkilöstön nykyisiin toimintamalleihin ja palaverikäytäntöihin. Kartoitimme keskeisimmät tarpeet toimintatapojen kehityksille ja määrittelimme sopivimpia toimintamalleja organisaation työskentelymuodoille. Projektin lopputuotoksena laadittiin ja dokumentoitiin organisaation tärkeimmät käytännöt ennen, aikana ja jälkeen palaverin – yhteiset käytännöt aidosti työyhteisöltä työyhteisölle.
”Palaverikäytännöissä on selkeästi tapahtunut muutoksia parempaan suuntaan yhteistyömme jälkeen. Tälle kehitykselle oli selkeästi tarvetta ja meille oli tärkeää että saatiin nämä selkeät yhteiset palikat paikalleen jotta pääsemme käyttämään aikamme mahdollisimman laadukkaasti. Nyt muun muassa palavereiden kutsut, agendat ja rakenteet ovat kunnossa, ollaan tarkkoja siinä ketä kutsutaan paikalle, ja palaverin jatkotoimenpiteet ovat aina tiedossa – meillä on yhteisesti sovitut pelisäännöt. Kieltämättä tällainen muutos vaatii follow-uppia ja seurantaa, ja siinä meillä on vielä tekemistä, että saamme käytännöt niin vahvasti mukaan omaan tekemiseen, että kun meille jatkuvasti uusia ihmisiä tulee mukaan, he oppivat käytännöt helposti. Seuraava follow-up meillä onkin jo tiedossa, jossa pääsemme vahvistamaan ja mahdollisesti viilaamaan yhteisiä käytäntöjä” – Mikko Urho
Lifted ja Visual Components jatkavat yhteistyötä uusien toimintatapojen vahvistamisessa ja seuraa niiden vaikutuksia toiminnan sujuvuuteen ja hyvinvointiin työyhteisössä vuoden 2022 aikana.
Mikäli työyhteisösi kaipaa johtamisosaamisen päivitystä tai viisaampia työskentelymalleja, tutustu palvelusivuihimme ja ole suoraan yhteyksissä!
Jukka Joutsiniemi
+358 (0)44 2711 487
jukka@lifted.fi
