Usein puhuessamme viisaammista työtavoista keskustelun täyttävät yksittäiset tehokkuuskikat ja -temput tai uskomattoman menestyksen mahdollistavat uudet appit ja työkalut, jotka ovat nousseet viime vuosina valtavaan huomioon. Ennen kuin keskitymme työnteon laatuun, meidän kannattaa kuitenkin keskittyä siihen mitä me teemme. Me kerromme sinulle miten.
Kaikki työtehtävämme eivät ole samanarvoisia. Itse asiassa, ne ovat hyvinkin eriarvoisia – niin eriarvoisia, että voimme soveltaa työtehtävien arvoon Pareton lakia!
Jos mietit työtehtäviäsi, havahdut ehkä nopeasti siihen, että 20 prosenttia tekemistäsi työtehtävistä on luonut 80 prosenttia kaikista tuloksistasi. Sama pätee myös toiseen suuntaan: 80 prosenttia töistäsi saa aikaan vain 20 prosenttia tuloksistasi. Suurimmaksi osaksi kyse on siis melkoisen huonosta ajan ja energian käytöstä. Ennen kuin alamme viilaamaan laatuasioita, on siksi huomattavasti tärkeämpää keskittyä siihen mitä teet kuin miten teet.
Mikä on onnistumisesi mittari?
Jokaisella meistä on 24 tuntia käytettävissämme viikon jokaisena vuorokautena, ja usko tai älä: meistä jokainen käyttää tuon 24 tuntia, joka päivä. Menestyneillä ihmisillä ei ole enemmän tunteja päivässä; heillä ei ole käytettävissä edes enemmän valveillaolotunteja tai työtunteja. He vain käyttävät aikansa viisaammin.
Sinä voit ottaa ensimmäisen askeleen kohti viisaampaa ajankäyttöä määrittämällä tärkeimmän mittarisi. Minkä mittarin mukaan olet tuottelias? Et siis ahkera, vaan tuottelias. Minkä mittarin mukaan olet onnistunut töissäsi?
Asiakaspalvelijalla tämä voi olla tyytyväisten asiakkaiden määrä, myyjällä euromääräinen myynti. HR-päälliköllä se saattaa olla työntekijöiden työkyky, toimitusjohtajalla yrityksen kilpailukyky. Jokaisella kellonlyömällä teet tietoisen tai tiedostamattoman päätöksen siitä, miten käytät aikaasi. Ilman mittarin määritystä et yksinkertaisestivoi priorisoida työtehtäviäsi järkevästi, vaan tuhlaat aikasi vähempiarvoisiin työtehtäviin.
Kun tiedät mittarisi, voit kysyä itseltäsi minkä työtehtävän tekemällä luon eniten tuloksia ja valita vastauksesi perusteella yhden prioriteetin. Vain ja ainoastaan silloin, kun mittarisi on selvä, voit määrittää työtehtäviesi merkityksen ja valita aikasi arvoisen työtehtävän tehtäväksesi.
Rohkeutta kommunikoida ja sanoa “ei”
Priorisointia on tehtävä päivittäin. Ellet sinä priorisoi ajankäyttöäsi proaktiivisesti, joku muu tekee sen puolestasi. Ole siis rohkea ja varaa itsellesi riittävästi aikaa merkityksellisempien työtehtävien tekemiseen.
Joskus päätöksesi saattavat aiheuttaa vastarintaa. Silloin sinun kannattaakin nostaa kommunikointi tärkeimmäksi työkaluksesi. Kerro, millä perustein käytät aikaasi ja uskalla sanoa ”ei” toisille asioille. Usein työkaverisi ja etenkin esimiehesi voivat myös auttaa mittarisi ja prioriteettisi määrittämisessä, joten keskustele asiasta rohkeasti, avoimesti ja ratkaisulähtöisesti.
Päivän tärkeimmän työtehtävän määrittäminen
Todellinen tuottavuus on oikeiden asioiden tekemistä oikein. On tullut aika viedä huomiosi työtehtävistäsi tärkeimpään:
Joka aamu ennen työnteon aloittamista, määritä päivän tärkein työtehtäväsi ja suunnittele päiväsi sen mukaan.
Tämä auttaa sinua jäsentämään ja priorisoimaan työtehtäviäsi sekä suunnittelemaan ajankäyttöäsi päivän aikana. Varmistat, että annat aikaa tärkeimmille työtehtävillesi, mikä saa aikaan aikaansaamisen, onnistumisen ja merkityksellisyyden tunteita.
Ja kun tiedät mikä tuottaa eniten tuloksia, miksi tuhlaisit aikaasi enää muuhun? Voit keskittyä juuri siihen, mihin sinun kuuluukin, ja pelastaa itsesi multitaskaukselta.
