Tampere – Tekemisen kaupunki

Tampereen kaupunki on tunnettu asioiden rohkeasta toteuttamisesta, aikaansaamisesta sekä määrätietoisesta kehittämisestä. Tampere on Tekemisen kaupunki, jossa työskennellään kaupunkilaisten yhdenvertaisuuden, yhteisöllisyyden, edelläkävijyyden sekä kestävämmän tulevaisuuden puolesta. Tätä työtä tekee myös valmennuksessamme vuoden 2022 aikana ollut Sivistyspalveluiden yhteisten palveluiden ”Hyvinvointi, osallisuus, yhteisöt ja yhdenvertaisuus” -tiimi.

Nyt vasta reilun vuoden vanhan tiimin erikoisuus on se, että se koostuu pääosin itsenäisistä eristyisasiantuntijoista. Tekemisen meininki näkyy vahvasti tämän tiimin toiminnassa ja tiimin jäsenillä ei innostavat työtehtävät lopu kesken. Työtä on paljon, mutta kovan suoritusmotivaation omaavat tiimin jäsenet ovat erittäin sitoutuneita tehtäviinsä – toisaalta tämän korkean työmotivaation satunnaisena varjopuolena on ylisuoriutuminen ja -laatu. Valmennukseen lähdettiin siis selkeän kuormitushaasteen vuoksi. Suorittaa saa, mutta kun kukaan ei ole välittömässä hengenvaarassa jos työt jäisivät vaikka kokonaan tekemättäkin, niin työtä ei kannata tehdä äärettömästi eikä varsinkaan oman hyvinvoinnin kustannuksella. Omaa työtä ja kuormituksen määrää voi, saa, ja pitääkin johtaa. Valmennuksen avulla lähdimmekin hakemaan tiimille yhtenäisiä keinoja johtaa sekä omaa työtä että tiimin yhteistä tekemistä paremmin.

Haastattelussamme kertomassa tästä kokonaisuudesta tiimin vetäjä, kehittämispäällikkö Hanna Karojärvi.

Valmennukseen osallistuneen tiimin jäsenillä on erityisasiantuntijaroolissaan paljon vahvoja yksilöllisiä vastuualueita ja osaamisia joita ei muualla organisaatiossa ole, mikä tekee roolista toisaalta myös hyvin kuormittavan. Valmennuksen aloitus ajoitettiin siihen vaiheeseen uuden tiimimme muodostumista, kun oltiin vasta päästy aloittamaan yhteisten toimintatapojen hahmottaminen ja luominen. Jokainen tiimiläinen on suurissa määrin itsenäinen erityisasiantuntija ja tiimi on muodostettu roolien synergiaetujen ja osaamisen jakamisen vuoksi. Työn itsenäisestä luonteesta huolimatta tiimin oli myös tärkeää sopia yhteisistä toimintamalleista ja periaatteista jokaisen oman työn sujuvoittamiseksi ja kuormituksen minimoimiseksi. Kaikki tiimiläiset ovat tuoneet tullessaan omia hyviä itsensä johtamisen käytäntöjään joten tehtäväksi jäi määritellä tälle uudelle tiimille parhaat yhteiset tavat toimia, sekä varmistaa että jokaisella jäsenellä on tasavertaiset työkalut itsensä johtamiseen ja kuormituksen hallintaan.

Muutos on jatkuvaa, ja tälle tiimille isoin muutos on vasta edessä vuodenvaihteessa kun uusi hyvinvointialue aloittaa tehtävänsä. Tämän uuden kokonaisuuden hallinnoinnista ei kellään ole vielä kokemusta, joten oman työn johtamisen terävöittäminen on erittäin tärkeä tuki uuden, vielä epämääräisenkin kokonaisuuden haltuunottamisen tueksi. Vaatii vankkoja itsensä johtamisen taitoja työskennellä tehokkaasti ja samalla olla kuormittumatta muutostilanteessa, jossa tulevaisuuteen ei ole näkymää eikä tiedä miltä oma työ/työn tekeminen näyttää muutaman kuukauden kuluttua. Paljon muutosta, epävarmuutta, epäselkeyttä tulevaisuudesta ja samaan aikaan täysin uudessa tiimissä toimiminen – kuormitustekijöistä ei ole ollut puutetta.

Tavoitteena sekä yhteisten että henkilökohtaisten toimintatapojen kehittyminen

”Sellainen vuosi on kyllä ollut että kaikki katastrofin ainekset olisi ollut kyllä koossa, ellei meillä olisi tällaista tukea vuoden mittaan yhteisten ja henkilökohtaisten valmennusten muodossa”, Hanna kertoo. ”Aineksia tähän ei tullut vain kiireisestä työnkuvasta, vaan niitä olivat myös monen tiimiläisen henkilökohtaisessa elämässä tapahtuneet isot ja kuormittavat muutokset ja elämäntapahtumat. Oman työn johtaminen tukee myös työn ja muun arjen yhteensovittamista muuttuvissa elämäntilanteissa.”

”Valmennuksella päätavoitteenamme oli, että löydetään yhteisiä parhaita käytäntöjä itsensä ja oman työn johtamiseen, sekä löydetään se riittävä suorittamisen taso. Mielenkiintoisten ja tärkeiden tehtäväsyötteiden priorisointi ja rajaaminen itsenäisessä erityisasiantuntijaroolissa on kriittisen tärkeää kuormitustasojen hallitsemiseksi. Johtaja ei oikein oman alansa asiantuntijalle voi vain sanella mitä tehdään ja mitä jätetään tekemättä kun työtä on määrättömästi tarjolla, vaan hänen roolinsa on valmentavalla otteella ohjata näitä asiantuntijoita löytämään se paras ratkaisu oman erityisosaamisensa alueella. Yhdessä voidaan pohtia mikä on tärkeää ja mikä ei, jolloin itsensä johtamisen taidot ovat äärimmäisen tärkeitä jotta se työkyky ja työhyvinvointi säilyy.”

Valtaisan työmäärän ja sen tuoman kuormituksen hiljaisesta hyväksynnästä ollaan noustu vahvasti oman työmäärän hallinnan puikkoihin.

Hanna kertaa valmennusvuoden onnistumisia: ”Valmennuksen ehkä yksi tärkeimmistä tuloksista oli hallinnan tunteen kasvu ja ajattelukulttuurin muutos. Puoli vuotta sitten meillä jos joku oli kuormittunut, kysymys oli että ’miten joku voisi ottaa minulta pois tästä pöydältä jotain’ tai ’miten voisi estää ettei tuolta nyt tulisi lisää tehtäviä pöydälle’. Erityisasiantuntijaroolissa tehtävien delegointi on aika haastavaa. Nyt kysymisen tapa kääntynyt siihen että ’miten voin itse sanoa ei’ kiireettömille tehtäville ja tehdä priorisointia niiden kriittisyyden mukaan. Tiimi pystyy paremmin hallinnoimaan oman työpöytänsä sisältöä ja kuormituksen määrää ja ratkaisukeskeinen kriittinen ajattelu sekä oman työn osalta että tiimissä yhteisesti on lisääntynyt – mikä on tärkeää, mistä voi karsia. Mikä on se riittävä taso, jotta pystytään suorittamaan mahdollisimman paljon tiimille tunnusomaisen hyvällä laadulla, mutta ilman ylimääräistä kuormittumista. Tähän emme olisi päässeet ilman valmennuksen tuomaa ajattelun muutosta ja toimintamallien tukea.”

”Kuormittumisen tunteen kannalta oli ihan äärimmäisen hyvä kun keskustelimme valmennuksessa että minkälaista tarinaa kerromme itsellemme omasta työstämme”

”Kuormittumisen tunteen kannalta oli ihan äärimmäisen hyvä kun keskustelimme valmennuksessa että minkälaista tarinaa kerromme itsellemme omasta työstämme – onko meillä kauhea kiire ja liikaa tärkeitä tehtäviä ja mitään ei ehdi tehdä kunnolla, vai puhutaanko me siitä että meillä on erityisen kiinnostava työ ja vaihtuvat työtehtävät jotka pitävät työnteon mielenkiintoisena kun koko ajan tulee uusia syötteitä. Jo tällainen ajattelumallin muutos auttaa vähentämään kuormituksen tunnetta.”

”Coaching puolestaan teki valmentavaa toimintakulttuuria tutuksi tiimille ja toi valmennukseen yksilöidyn lisän. Jokainen pääsi tahollaan työstämään halutessaan Coachin kanssa omia tärkeitä aihepiirejään. Omasta tiiminvetäjän näkökulmasta toteutetussa sparrailussa tuli tärkeää vahvistusta itselle oman ajattelun tueksi – ei tarvinnut yksin pohdiskella että ollaankohan me nyt millainen tiimi ja mitähän me tarvitaan ja mitähän minun kannattaisi tehdä tiimin jäsenten tukemiseksi, vaan sain näkemystä ja tukea oman ajattelun jäsentelylle ja johtamisen kirkastamiselle.”

Hannan neuvo muille kehittämistyöhön ja ongelmanratkaisuun – Tunnista missä haaste aidosti on

”Me tunnistettiin heti alussa ettei meillä ollut niinkään kyse sellaisesta perinteisestä työnohjauksen tarpeesta, vaan lähdettiin lähestymään tätä meidän tilannetta hakemalla tietoa ja kysymällä potentiaalisilta kumppaneilta että miten he ratkaisisivat tämän meidän kuormitushaasteen. Kannattaa lähteä liikkeelle siitä että itsellä ei välttämättä ole niitä vastauksia, ja ratkaisu siihen tarpeeseen mitä teillä on, saattaa näyttää eriltä kuin mitä olit kuvitellut alkuun – rohkeus vastausten ja ratkaisujen etsimiseen uteliaasti. Kun kysyttiin tarjouksia tähän meidän tilanteen ratkaisemiseksi, kyllähän sieltä selvästi näkyi että olitte Liftedillä oivaltaneet mikä on se meidän haaste ja sen ydin, ja sillähän me Liftedin kanssa yhteistyöhön päädyttiin, kun meidän ratkaisuehdotus oli kirkkaasti eritasoinen muihin tarjouksiin verrattuna, että siinä oli oikeasti oivallettu että minkälaisten haasteiden kanssa täällä painitaan.”

”Investointi hyvinvoivaan tiimiin on sen ajankäytön arvoista.”

”Toinen tärkeä huomioitava asia on mielestäni riittävä resursointi – jotta mikään toimenpide on lopulta hyödyllinen, siihen pitää olla valmis sitoutumaan ja aidosti ottamaan itse niitä askelia. Sekin oli Liftedillä hyvin kuvattu, että mitä meillä pitää tapahtua myös omassa päässä valmennuksen ohella. Aikaa kannattaa varata, sillä omien toimintatapojen muuttaminen ei tapahdu hetkessä. Oli hyvä ehkä hieman pakotetustikin pysähtyä näiden teemojen äärelle keskellä kiireistä vuotta, muuten näille kehitysaskelille ei olisi löytynyt rakoa arjessa. Investointi hyvinvoivaan tiimiin on sen ajankäytön arvoista.”

”Näin jälkikäteen ajateltuna aikaa olisi voinut vieläkin enemmän varata keskustelulle. Tulevissa valmennuksissa tiedämme varata yhteisiä keskusteluhetkiä heti valmennuksen jälkeen joissa päästään kattavammin keskustelemaan juuri läpikäydyistä aiheista. Lopullinen keskusteluntarve yllättää aina ja sille kannattaa varata tilaa ja aikaa. Läsnäosallistumiseen panostaminen olisi voinut tuoda vielä enemmän lisää tehoa valmennukseen ja yhteisen tekemisen kehittämiseen – vaikka kouluttaja olisi etänä, niin muu osalistujaporukka kannattaa kerätä yhteen tärkeiden aiheiden äärelle. ”

Meille jäi todella hyvä fiilis yhteistyöstä Liftedin kanssa

”Kokonaisuudessaan valmennus saatiin todella hyvin räätälöityä meidän tarpeisiin sekä sisällöllisesti että toteutuksen osalta – oli yllättävääkin kuinka nopeasti sen yhteistyön aloittamispäätökseme jälkeen meillä oli jo valmennus käynnissä. Kävimme läpi meidän lähtötilanteen ja Lifted kartoitti siihen liittyvät yksityiskohdat niin hyvin yhteistyön alussa, että odotuksetkin oli aika korkealla. Jokainen sopi myös omista henkilökohtaisista valmennuksistaan Liftedin kanssa suoraan mikä oli siitä hyvä, että se ei kuormittanut meitä hallinnollisesti millään. Järjestely toimi.”

”Yhteistyömme Liftedin kanssa oli kaiken kaikkiaan todella välitöntä ja alusta asti välittyi sellainen aito kiinnostus ja syvällinen ymmärrys sitä meidän tekemistä ja tarvetta kohtaan. Liftedillä oltiin ensikeskusteluista alkaen yllättävänkin hyvin perillä siitä ketä me ollaan ja mitä tehdään ja sekä toimintatapa että valmennustyyli sopi meidän tiimille – hyvällä fiiliksellä mutta asiallisesti. Kaikin puolin toimivaa ja joustavaa yhteistyötä.”

”Nyt koemme paremmin pystyvämme hallitsemaan oman työpöydän sisältöä ja kuormituksen määrää.”

”Vuoden aikana järjestetty valmennus on ollut ehdottomasti kaiken tämän satsauksen arvoinen – jos näin kuormittavana aikana meidän porukasta kaikki on pysynyt pystyssä ja pystynyt samalla jopa kehittämään – luulen, että ilman tätä valmennusta ei oltaisi oltu ihan näin hyvässä jamassa vuoden lopussa. Vuoden aikana tiimi on kasvanut ja työ/muutos jatkuu, mutta valmennus loi meille yhtenäistä perustaa jonka päälle pääsemme rakentamaan yhteisiä toimintatapoja työskentelylle. Valmennuksen tuoma hallinnan tunteen kasvu oli ratkaisevan tärkeää. Nyt koemme paremmin pystyvämme hallitsemaan oman työpöydän sisältöä ja kuormituksen määrää.”

Lue lisää yhteistyötarinoitamme täältä, tai tutustu valmennuksiimme palvelusivuiltamme. 

Halutessanne kehittää itsensä johtamista organisaatiossanne, voit olla meihin suoraan yhteydessä mailitse (jukka@lifted.fi) tai puhelimitse (+358 44 271 1487). Sparrailemme mielellämme kansanne!

Jukka Joutsiniemi