Kevät 2020 pakotti tietotyöntekijät ja tietotyöorganisaatiot etätyöhön. Muutos oli iso, mutta nyt sopeuduttuamme, emme halua enää palata vanhaan. Joustava työ on tullut pysyäkseen, ja jopa yli 70% suomalaisista kertookin haluavansa jatkaa etätöitä joustavasti koronan jälkeenkin. Etätyö on kuitenkin osoittanut myös lieveilmiönsä, ja rajoitusten hellittämisen siintäessä horisontissa, monen mielessä pyöriikin työn uusi tulevaisuus: Hybridityö eli monipaikkatyö. Tässähän pääsemme yhdistämään parhaat oppimme ja käytäntömme etätyöstä sekä läsnätyöstä! Innostus on aiheellista – hybridityössä on valtavat mahdollisuudet. Mutta myös sudenkuoppansa. Valmistautuessamme tähän muutokseen huolella pääsemme käsiksi hyötyihin ja vältämme pahimmat ongelmat.

Mutta hybridityö on minulle jo tuttua!

Tavallaan hybridityö on meille tuttua. Olemme tehneet läsnätyötä ja olemme tehneet etätyötä. Olemme myös yhdistäneet näitä ennen koronaa. Näiden työmuotojen suhde on kuitenkin uusi. Havaitsemamme hyödyt etätyöstä ja kohonnut kyvykkyytemme sekä työntekijöiden kova halu tehdä etätyötä nostavat etätyön osuutta vääjäämättä pandemiaa edeltävästä ajasta. Toisaalta tiedämme, että moni asia läsnä- ja etätyön yhdistämisessä toimikin erityisen huonosti ennen pandemiaa, joka johti monissa organisaatioissa tilanteen paikkaamiseen läsnä/toimistyön tiedostetulla ja tiedostamattomalla suosimisella. Mieli saattaa harhautua ajattelemaan tilannetta tuttuna, mutta se mikä toimi keväällä 2021 tai vuonna 2019, ei tule toimimaan syksyllä 2021. Muutos etätyöstä hybridityöhön tulee itse asiassa olemaan vaativampi kuin muutos toimistotyöstä etätyöhön.

Hybridityö vaatii valmistautumista

Tänään on paras aika aloittaa valmistautuminen tulevaan. Alle olen koonnut listan tärkeimmistä asioista, joita jokaisen organisaation tulisi käsitellä ennen syksyä 2021. Toimenpidesuosituksemme huomioidessaan organisaatio varmistaa itselleen lentävän lähdön syksyllä. Valmistautumattomuuden rekyyli sen sijaan tulee olemaan suuri. 41% työntekijöistä suunnittelee vaihtavansa työnantajaansa tämän vuoden aikana, ja keskiarvoa suurempi vaihtuvuus on odotettavissa nimenomaan niissä organisaatioissa, jotka eivät suhtaudu tähän muutokseen riittävällä tarkkuudella ja painolla.

TOP6 – Ota ainakin nämä huomioon valmistautuessasi hybridityöhön

1. Hyödynnä läsnä- ja etätyötä ajatuksella

Molemmilla työntekemisen paikoilla on etunsa! Etätyö on mm. keskiarvollisesti tehokkaampaa, auttaa keskittymisessä ja lisää joustavuutta, kun taas läsnätyö parantaa yhteistyötä sekä yhteisöllisyyttä ja vähentää yksinäisyyttä sekä siiloutumista. Molemmille on siis paikkansa. Se kuinka paljon etätyötä tai toimistotyötä kannattaa hyödyntää riippuu etenkin yksilöstä sekä hänen yksittäisistä työtehtävistä.

Tietyt henkilöt todella kukoistavat etätyössä, toiset toimistolla. Se johtuu varmasti osittain heidän roolin sopivuudesta tähän työntekemisen paikkaan, mutta myös persoonasta tai vaikkapa elämäntyylistä. Yhtenä esimerkkinä, jotkut kuormittuvat pitkäkestoisesta sosiaalisesta kanssakäymisestä toisten energisoituessa siitä. Meidän on kuitenkin turha jakaa ihmisiä mustavalkoisesti kahteen ryhmään. Neljäkin ryhmää on jo vähän vähemmän rajoittunut näkökulma.

Työnkuvan näkökulmasta etätyön sopivuutta kannattaa tarkastella erityisesti yksittäisten työtehtävien (tasks) kautta, eikä roolin tai työkokonaisuuksien kautta. Tuoreessa tutkimuksessa, jossa tutkittiin 2000 erilaista työtehtävää, todettiin työtehtävillä olevan valtavia eroja. Alla pieni koonti työtehtävien sopivuudesta etätyöhön:

Tee ainakin näin:

Juttele ihmisten kanssa ja lisää keskenäistä ymmärrystä siitä kuinka paljon kukin alustavasti haluaa tehdä etätyötä ja toimistotyötä. Keskustele myös työtehtävien vaikutuksesta. Mitkä työtehtävät mahdollisesti kannattaisi hoitaa etänä, mitkä toimistolla? Tee listaus yleisimmistä työtehtävistä ja arvioi yhdessä mikä tehtävien Effective potential ja Theoretical maximum on. Pyri mahdollistamaan ihmisille riittävästi aikaa niin itsenäiselle keskittymiselle kuin myös yhteistyölle.

2. Varmista tasa-arvoisuus hybridityössä

Työntekijän näkökulmasta yksi suurimmista syistä toimistotyön suosimiselle ennen pandemiaa oli epätasa-arvoisuus. Ihmiset, jotka tekivät etätyötä olivat hetkellisesti tai pysyvästi huonommassa asemassa kuin toimistolla olevat ihmiset. Tieto ei ollut heidän saatavillaan, he eivät päässeet osallistumaan päätöksentekoon saati yhteisöllisyyteen tai jopa koulutuksiin. Loppuen lopuksi myös heidän urakehityksensä oli läsnätyötä tekeviä kollegoita hitaampaa.

Samanlainen tilanne ei voi enää toistua. Emme voi rankaista ihmisiä halusta ja älystä hyödyntää myös etätyötä.

Tee ainakin näin: 

Varmista, että kaikki tieto ja viestintä on ihmisten saatavilla tasapuolisesti digitaalisessa muodossa. Älä sulje päätöksen kannalta tärkeitä henkilöitä pois vain koska hän ei sattunut olemaan fyysisesti paikalla. Kiinnitä huomiota mahdollisimman objektiivisten urapolkujen ja ylennyskriteerien luontiin. Perusta ylennykset tuloksiin ja arvojen mukaiseen toimintaan. Pyri läpinäkyvyyteen palkkauksessa.

3. Sopeutuminen fyysiseen kanssakäymiseen

Moni on aloittanut uransa tai uuden tehtävän koronan aikana, eikä ole koskaan toiminut fyysisessä läheisyydessä työkavereiden kanssa. Moni tuore johtaja on myös nyt kokonaan uudessa tilanteessa: miten johtaa toimistolla? Erityisen hankalaan asemaan joutuvat taas nuoret työntekijät (lähes poikkeuksetta Z-sukupolvi on todettu pandemia ajan suurimmaksi kärsijäksi), joilla ei ole kokemusta tai yhteisöä, johon tukeutua muutoksessa.

Toisaalta myös meidän muiden on sopeuduttava uudestaan fyysiseen kanssakäymiseen.  Myös meidän on syytä uudelleenkalibroida vuorovaikutustyyliämme ja muistuttaa itseämme f2f-kommunikoinnin parhaista käytännöistä. Erityisen kriittistä tämä on esihenkilöille. Nyt on erityisen hyvä aika reflektoida vuorovaikutuksen laatua etätyössä sekä toisaalta ennen pandemiaa. Mitä pidämme ja mitä kehitämme?

Tee ainakin näin:

Nosta parhaat käytännöt f2f-kommunikointiin kaikkien saataville. Spesifioi mitä se tarkoittaa johtajien näkökulmasta. Anna ihmisille mahdollisuus harjoitella. Fasilitoi avoin keskustelu vuorovaikutustapojen hyödyntämisestä. Anna ihmisille turvallinen tila kertoa omista epävarmuuksista omaan ja muiden vuorovaikutukseen liittyen. Luo sisäisen viestinnän ohjeistus, joka sopii nykytilaan.

4. Kehitä palaverikulttuuria ja -käytäntöjä

Hybridityöhön siirtyminen antaa meille tärkeän mahdollisuuden tarkastella palaverikulttuuria ja -käytäntöjä. Monet organisaatiot ja yksilöt ovat ”ajautuneet” etäaikana palaverisuohon. Pääasiassa syynä on ollut kypsymättömyys etätyön omaksumisessa – olemme kärjistetysti harhautuneet ajatukseen, että synkroninen työskentely on tehokkain työntekemisen muoto tai jopa itsessään jo työn tulos. Tähän päälle huonot palaverikäytännöt ja suo syvenee.

Valitettavasti etäpalaverien käytännöt ovat yksinkertaisemmat kuin hybridipalaverien. Palavereissa korostuu aikaisemmin mainittu hybridityön haaste: epätasa-arvoisuus. Ilman toimivia, ennalta määriteltyjä käytäntöjä ihmiset ajautuvat pahimmillaan eriarvoisiin asemiin ja yhteistyö kariutuu täysin.

Tee ainakin näin:

Selvitä millä tasolla palaverikäytännöt ovat yrityksessä tällä hetkellä. Tartu tärkeimpiin kehityksen kohteisiin. Luo hybridityöhön sopiva palaveriohjeistus, joka tukee niin tuottavuutta kuin hyvinvointiakin. Määritä miten teknologiaa hyödynnetään palavereissa. Varmista, että palaverin vetäjä tietää miten hän omalla toiminnallaan ennen palaveria (kutsu), palaverin aikana (johtaminen) ja palaverin jälkeen (viestintä) mahdollistaa onnistuneen palaverin. Keskustele avoimesti myös siitä millainen rooli jokaisella osallistujalla on palavereissa jatkossa.

5. Toimistotila ja sen käyttö tukemaan onnistunutta hybridityötä

Mahtava uutinen on se, että ihmisten työskentelyolosuhteet kotona ovat ottaneet vuoden aikana ison harppauksen! Toisaalta työskentelyolosuhteet tulevat myös paranemaan kun etätyöstä siirrytään hybridityöhön, koska työtilojen kirjo laajenee. Monissa tapauksissa toimisto on kuitenkin suunniteltu office-first -malliin ei hybridityöhön.

Jatkossa toimiston pitää yksinkertaistetusti tukea työtehtäviä ja aktiviteetteja, jota sinne tullaan tekemään. Käytännössä toimiston tulee tarjota jotain, jota koti ei tarjoa. Fokus kääntyy etenkin yhteistyön ja yhteisöllisyyden mahdollistamiseen. Toisaalta kokoustilojen teknologian on tuettava saumattomia hybridikokouksia. Vaikka tarve itsenäisen työskentelyn tiloille varmasti väheneekin, on tärkeää huomioida, että monilla ei ole kotona laadukasta työtilaa tai -rauhaa keskittymiselle. On myös todennäköistä, että kotona ”eristyksessä” olleet työntekijät saattavat olla aikaisempaa herkempiä ulkopuolisille ärsykkeille ja kavahtavat avokonttoreita entistä enemmän. Siksi itsenäisen työskentelyn tilojen laatuun (määrän sijaan) kannattaa panostaa.

Katse kääntyy toki myös tilojen hyödyntämiseen. Kuinka paljon ihmisiä toimistolle mahtuu turvallisesti? Pitäisikö meidän hallita tai vähintään seurata ihmismäärää? Pyöritämmekö sykliä, millä porukalla ja kuinka vapaaehtoisesti? Toimistotilojen käyttöoikeutta rajatessa huomioi, että periaatteessa kaikilla pitää olla samanlainen mahdollisuus hyödyntää toimistoa, mutta lopulta toimisto pitää olla niiden käytettävissä, jotka sitä eniten tarvitsevat.

Tee ainakin näin:

Keskustele toimiston hyödyntämisestä työyhteisön kanssa avoimesti. Mieti tilaa avoimesti: miten nykyistä kannattaa mukauttaa vai onko tämä tilaisuus muutolle? Ota esimerkiksi rohkeasti henkilökohtaisten huoneiden ja työpisteiden poistaminen viimeinkin pöydälle. Mieti myös miten voisit tukea työntekijöiden kotitoimisto-olosuhteita.

6. Tue läheisyyttä ja turvallisuutta samanaikaisesti

Monet meistä tulevat syystäkin olemaan epävarmoja fyysisen läheisyyden suhteen. Toiset taas ajattelevat tilanteesta aivan toisella tavalla. Meidän on mahdollistettava psyykkisesti ja fyysisesti turvallinen toimistotyö toisillemme asenteista riippumatta. Toimisto antaa valtavan hienon mahdollisuuden vähentää kasvanutta yksinäisyyttä ja siten jopa masennusta, mutta kynnyksen sosiaalisemmalle elämälle on oltava sopivan matala etenkin ihmisille, joiden voimavarat ovat heikenneet.

Tee ainakin näin:

Anna kaikille mahdollisuus kertoa ajatuksistaan sekä tuntemuksistaan anonyymisti ja keskustele asiasta yhteisön kanssa sitten avoimesti. Varmista, että hiljaiset äänet kuuluvat myös. On vaikeampaa puhua rohkeasti epävarmuudesta kuin varmuudesta. Luo keskustelun pohjalta yhteistä ymmärrystä, jonka pohjalta voitte ottaa myös tämän seikan huomioon hybridityö/toimintatapaohjeessanne.

Askel kerrallaan kohti toimivampaa arkea

Kertarysäyksellä tämä valmistelun määrä saattaa tuntua ylitsepääsemättömältä tai jopa pelottavalta. Meillä on kuitenkin riittävästi aikaa jos lähdemme liikkeelle nyt määrätietoisin askelin. Tämä muutos on meille erinomainen mahdollisuus tarkastella ja korjata asioita, jotka olisi pitänyt korjata jo aikaisemmin. Mennyttä on turha harmitella, nyt pääsemme luomaan parempaa työelämän tulevaisuutta meille ja jopa tuleville työelämään saapuville sukupolville.

Sparraa, kysy apua ja nosta oma tietämys seuraavalle tasolle!

Helpotus tässä tilanteessa on se, että emme ole yksin. Juuri nyt tuki on ensisijaisen tärkeää. Jos kaipaat sparrausta tai tukea, juttelemme kanssasi erittäin mielellämme teidän organisaationne kehittämisestä sekä valmistamisesta tulevaan.

Käytetään tämä mahdollisuus paremman työelämän rakentamiseen!

Taneli Rantala
Toimitusjohtaja & Työyhteisöjen kehittäjä
Lifted Oy