Etätyö on nyt todella lyönyt läpi yleisimpänä tietotyöntekijöiden työskentelymuotona. Tämän aggressiivisen sysäyksen nopeaan muutokseen antoivat tietysti COVID-19 ja viranomaistemme ripeät suositukset. Siitä kuinka pysyvää muutos on, voidaan vain spekuloida, mutta jo nyt yli miljoonasta suomalaisesta etätyöntekijästä puolet kertoo haluavansa jatkaa etätöitä myös kriisin hälvettyä aina kun se on mahdollista. Itse uskon, että muutos tulee olemaan pysyvä, ja samaa tukee myös Jennifer Christie, Twitterin Head of HR.

Emme todennäköisesti koskaan tule olemaan ennallaan. Ihmiset, jotka olivat pidättyväisiä tekemään etätöitä, tulevat nyt huomaamaan kukoistavansa etätyössä. Esimiehet, jotka luulivat, että tiimejä ei pysty johtamaan etänä, muuttavat näkökulmansa. Uskon, ettemme tule palaamaan entiseen.

Muutos etätöihin on ollut kuitenkin niin nopea, että harvat organisaatiot ovat vielä hyödyntäneet sen mahdollisuuksia ja potentiaalia. Useimmat organisaatiot ovat tehneet vasta pintaraapaisun etätyön hyötyihin, ja valitettavan monet ovat myös huomanneet muutoksen vaikuttaneen negatiivisesti niin ihmisten tuottavuuteen kuin myös hyvinvointiin. Vaikka tutkimukset etätyön hyödyistä näyttävätkin päinvastaista.

Etätyön “käyttöönotto” ei riitä

Kysymys on etätyön hyödyntämisen tasoista. Ei riitä, että työt siirretään toimistolta kotikonttorille ilman suurempia muutoksia. Kyse on siitä kuinka paljon toimintatapoja ollaan nyt valmiita muuttamaan, kun teknologia sen meille mahdollistaa ja korona tarjoaa momentumiaan? Yritämmekö vain räpiköidä pinnalla, opettelemmeko uimaan koiraa, rintauintia tai jopa kroolia? Etätöitä voi tehdä usealla eri tasolla, ja mitä korkeammalle pääset, sitä enemmän luot tuloksia ja hyvinvointia. Ja tietysti myös kilpailuetua, koska kaikki yritykset eivät tule olemaan valmiita tekemään näitä toimenpiteitä. Sinä et halua kuulua tähän joukkoon.

Ensimmäisenä etätyön maturiteetin tasoista puhui Automatticin toimitusjohtaja ja perustaja Matt Mullenweg Sam Harrisin Making sense -podcastissa. Automatticin 1170 henkilöä työskentelevät 75 eri maassa pyörittäen menestyksekkäästi mm. WordPressiä, joka toimii alustana 35 %:lle maailman nettisivuista (myös tälle)! Kokemusta hajautetusta työstä Automatticilla sekä Mattilla on meille muillekin jaettavaksi, ja Mattin ajatukset ovatkin kirvoittaneet monia (1, 2) tekemään omia tulkintojaan ja versiointejaan etätyön tai hajautetun työn maturiteettitasoista. Kyseinen keskustelu inspiroi myös minua peilaamaan kehystä lukuisiin keskusteluihin, joita olemme käyneet suomalaisten organisaatioiden kanssa etätyön mahdollistamisesta ja kehittämisestä. Vaikka olenkin jatkojalostanut mallia parhaani mukaan kattavampaan ja ymmärrettävämpään muotoon, kunnia mallin kehittämisestä kuuluu ehdottomasti Matt Mullenwegille.

Etätyön maturiteettitasot

Tasoja mallissa on 6, ja käytännössä mitä korkeammalle menet, sitä enemmän hyötyjä saat. Etenemällä taso tasolta teet työyhteisöstäsi tuottavamman ja kestävämmän (anti-fragile) sekä työntekijöistäsi hyvinvoivempia ja sitoutuneempia samalla vähentäessäsi kustannuksiasi ja tuottamiasi päästöjä.

Tasoon vaikuttavat muun muassa organisaatiossa vallitsevat asenteet etätyöhön liittyen, teknologia ja sen hyödyntäminen, autonomian ja joustavuuden taso, luottamuksen taso, fokus tuloksiin vs. ulkoisiin tekijöihin, johtamisen kyvykkyydet sekä itseohjautuvuuden ja itsensä johtamisen taidot.

Suomessa yleisimmät tasot tietotyöorganisaatioilla ovat ehdottomasti olleet viime vuosina tasot 2 ja 3, mutta myös taso 1 on ollut valitettavan yleinen. Nyt koronan aikaansaamana monet organisaatiot on pakotettu kipuamaan hieman ylöspäin, mutta lasikatto kopsahtaa päälakeen silti valitettavasti nytkin tason 3 ja 4 välillä. Alta pääset lukemaan tarkemmin millä tasolla sinun organisaatiosi on, ja mitä seuraavalle tasolle siirtyminen vaatii. Voi olla, että tunnistat organisaatiosi kahdestakin kuvauksesta, mikä tarkoittaa, että sinulla on vielä toinen jalka tukevasti alemmalla tasolla.

Epäonnekkaat – etätyön maturiteettitaso 1

• Epäonnekkaiden tasolle kuuluvat ne, jotka eivät valitettavasti pysty tekemään etätöitä edes poikkeusolosuhteissa. Tällaisessa tilanteessa ovat esimerkiksi tuotantolinjalla tai logistiikan tehtävissä toimivat, palomiehet ja kahvilatyöntekijät.
• Monissa organisaatioissa on merkittävä ryhmä ihmisiä, joiden työtä ei voi siirtää etätoimistolle ja merkittävä ryhmä ihmisiä, joiden työn voi siirtää huoletta kotikonttorille. Tällaisissa tilanteissa muutosta hidastaa valitettavan usein kivikautinen ajatus, jossa pyritään tasapäistämään samanlaiset työtavat ja edut kaikille riippumatta työtehtävästä.
• Jos ajattelet olevasi tällä tasolla, kyseenalaista itsesi uudestaan: voisimmeko kuitenkin toteuttaa joitain työtehtäviä etänä?

Hidastelijat – etätyön maturiteettitaso 2

• Tasolla 2 etätyö olisi työnkuvan puolesta täysin mahdollista, mutta dominoiva asenne on etätyön vastainen: “etätyö on huonompi vaihtoehto ja työ onnistuu paremmin kun tulet toimistolle”
• Etätöitä voi tehdä, mutta se ei ole kovin sujuvaa. Yleensä hätätilanteet hoituvat etänä, mutta monesti asioita siirretään kunnes päästään takaisin toimistolle. Saatatte pitää yksittäisiä etätapaamisia tai antaa poikkeusluvan etäosallistumiseen.
• Käyttämänne teknologia ja tietoturva-asetukset mahdollistavat etätyön, mutta tekevät siitä kankeaa.
• Tekemistä johtaa pelko ja tarve kontrollin tunteeseen.
• Tilanne on haastava, mutta asenteet pysäyttävät toimenpiteet tilanteen kehittämiseksi.
• Etätyölle on pitänyt hakea lupa etukäteen. Voi myös olla, että ylitöiden tekeminen etänä on teillä täysin kiellettyä.
• Nämä yritykset eivät olleet valmiita muutokseen ja nyt se tapahtuu nopeasti. Jotkut yritykset sinnittelevät jopa nytkin toimistoissaan, samalla laiminlyöden moraalista vastuutaan hidastaa koronan etenemistä etätöiden avulla.
• Asenne, toimintatavat ja teknologian puute tai huono hyödyntäminen tekevät tässä vaiheessa etätyöstä tehottomamman vaihtoehdon, joka vahvistaa entisestään negatiivista suhtautumista etätöihin. “Se ei ratkaisutkaan mitään, vaikka otimme sen käyttöön!?”

Sopeutujat – etätyön maturiteettitaso 3

• Tasolla 3 sopeudutaan käyttämään etätyötä yhtenä työntekemisen muotona, mutta ei vielä nähdä työtavan mahdollisuuksia. Yritetään luoda toimisto-olosuhteet ominaispiirteineen uudelleen vaikka ihmiset ovat kotitoimistolla.
• Teknologisesti etätyö on jo sujuvampaa. Työkalut kunnossa, esim Zoom/Hangouts/Slack/Teams jne. ovat käytössä ja tiedostoihin pääsee kiinni pääpiirteittäin mistä vaan.
• Asenne etätyötä kohti on neutraalia tai jopa positiivista.
• Toimisto-olosuhteiden uudelleen luonti virtuaalisesti voi näyttäytyä näin:
  • Pidetään isoja etäpalavereja, jotka ovat suurimmaksi osaksi ja suurimmalle osalle ajanhukkaa. Ei olla mietitty, että voisimmeko edistää työtä nyt eri tavalla.
  • Vaaditaan ihmisten olevan online koko työpäivän ajan, ja sitä saatetaan jopa testata tai tarkkailla.
  • Työaika on kaikilla sama ja siitä pidetään kiinni.
  • Keskeytetään toistemme työtä paljon ja vaaditaan keskeytykseemme nopeaa reagointia.
  • Ei luoteta työntekijään. Joissain organisaatioissa käytetään jopa spywarea “isoveli valvoo” -tyyliin.
  • Arvostetaan työntekijöiden läsnäoloa, aktiivisuutta ja työpanosta. Tulokset eivät ole niin tärkeitä.
  • Yritetään luoda “rentoa” kanssakäymistä samaan tapaan kuin toimistollakin: Kaikki yhteiseen kahvihetkeen tai lounashetkeen, joka päivä. Olethan tietokoneellasi ysistä viiteen, myös tauoillasi.
• Työergonomiaan tehdään kehityksiä ja parhaista itsensä johtamisen käytännöistä aletaan puhumaan.
• Usein tässä vaiheessa etätyö saattaa edelleen olla huonompi vaihtoehto kuin kasvotusten tapahtuva työ, vaikka myös valonpilkahduksia näkyy ajoittain!
• Moni on löytynyt itsensä ja organisaationsa tästä pisteestä COVID-19 -kriisin aikana. Älä lopeta kehitystä tähän. Hyödytte eteenpäin menosta valtavasti.

Hyötyjät – etätyön maturiteettitaso 4

• Tasolla 4 huomataan, että meidän ei kannata toimia samalla tavalla kuin toimistolla tai yrittää replikoida toimiston tapoja.
• Tässä vaiheessa etätyö on normaali ja ensisijainen tapa tehdä työtä. Organisaatiosta alkaa tulla aidosti hajautettu.
• Huomataan miten vanhoja työskentelytapoja voidaan toteuttaa eri tavalla laadukkaammin ja tehokkaammin. Yhteiset paremmat toimintatavat vahvistuvat.
• Etäpalavereja vähennetään, ja ne, jotka pidetään, opitaan järjestämään teknologian avulla jopa tehokkaammin mm. yhteisen dokumentoinnin, jakamisen ja demoamisen tapoja kehittämällä.
• Palavereja korvataan vahvasti tekstipohjaisella viestinnällä, jolloin toiminta muuttuu asynkronisempaan eli vähemmän aikariippuvaiseen suuntaan.
• Tekstipohjaista viestintää tuetaan ja hyödynnetään laajamittaisesti:
  • Tiedotuksen ei tarvitse tapahtua palavereissa vaan esim. sisäisessä blogissa tai memoissa.
  • Mahdollistetaan, että palaverien kollaboraatio on näkyvissä ja käytettävissä kaikille osallistujille palaverin aikana ja sen jälkeen, mikä mahdollistaa paremman yhteisymmärryksen ja koko tiimin kyvykkyyksien laajemman hyödyntämisen.
  • Sähköpostin käyttö vähenee minimiin, koska se ei ole riittävän avointa organisaatiolle. Tieto on oletusarvoltaan avointa ja organisaation tiedonjakamisen hierarkia madaltuu.
  • Yrityksen dokumentointi ja prosessit kehittyvät merkittävästi tämän aikaansaannoksena.
  • Tekstipohjaisen kommunikaation kyvykkyyttä painotetaan enemmän myös rekrytoinneissa.
• Organisaatiossa panostetaan entistä parempiin työkaluihin ja teknologiaan. Varmistetaan muun muassa, että ihmisillä on nopea internet sekä laadukas headset (kuulokkeet + mikki), jotka mahdollistavat jouhevan vuorovaikutteisen videoyhteyden, jolloin ei tarvita edes mikrofonin “mutea”. Varmistetaan esimerkiksi myös, että työpöydän valaistus videoyhteyksiä varten on laadukkaalla tasollla (ei half-face tai luola -valaistuksia).
• Normaaliolosuhteissa nämä organisaatiot pitävät huolen, että työyhteisön jäsenet pääsevät tapaamaan toisiaan myös fyysisesti tasaisin väliajoin. Yrityksen tai yksikön voimin esimerkiksi kahtena viikkona vuodessa ja tiimillä hieman useammin.

Kilpailukyvyn rakentajat – etätyön maturiteettitaso 5

• Organisaatio siirtyy pääasiassa asynkroniseen ja aikariippumattomaan työskentelyyn.
• Fokus siirtyy panoksesta tuloksiin. Ei ole väliä miten tai milloin ihmiset saavat tuloksia aikaiseksi. Sokaistuminen aktiivisten hyvin puhuvien ja pukeutuvien paikalla-olevien ihmisten aikaansaamattomuudelle häviää. Parhaimmat ideat ja tulokset voittavat organisaatiossa.
• Tarve välittömille vastauksille vähenee radikaalisti. Kullekin teknologialle on määritelty kiireellisyys ja omat vasteajat (lataa tähän liittyen Liftedin etätyöohje)
• Mahdollisuus saavuttaa deep work tai flow-tila kasvaa merkittävästi.
• Päätöksenteon nopeus saattaa hidastua tiettyinä tunteina, mutta pitkällä aikavälillä vaikutusta ei ole. Sen sijaan päätöksenteon laatu paranee valtavasti.
• Valta jakautuu tasaisemmin – myös niille, joilla on parhaat kyvykkyydet, ei vain niille, jotka ovat äänekkäimpiä ekstrovertteja tai nopeimpia ajattelijoita. Keskustelun laatu paranee: “If you want to cut emotion out of equation, increase your response time.” -Robert Green
• Mahdollistamme, että kaikki työntekijät voivat käyttää parhaan keskittymisaikansa työhön. Myös iltavirkut voivat toimia organisaatiossa huomattavasti tehokkaammin antaen työlleen täyden potentiaalinsa.
• Tässä vaiheessa huomataan, että voimme palkata ihmisiä ympäri Suomea tai jos pystymme muuttamaan yrityskielemme aidosti englanniksi, ympäri maailman! Rekrytointipooli moninkertaistuu, ja saamme tiimiimme sopivampia osaavampia ihmisiä. Ja täten riskipitoiselle investoinnillemme huomattavasti paremman tuoton.
• Mahdollisuus toimia eri aikavyöhykkeillä kellon ympäri nopeuttaa yrityksen etenemistä ja mahdollistaa huomattavasti paremman markkinaymmärryksen myös ulkomaiden markkinoilla.
• Tällä tasolla luottamus liimaa organisaation yhteen.

Valaistuneet – etätyön maturiteettitaso 6

• Matt Mullenwegin mukaan viimeinen taso on niin sanottu Nirvana, joka on jokseenkin unelmatila. Heidän organisaatio kokee Mattin mukaan pilkahduksia tästä tasosta.
• Tässä tilassa työ virtaa vaivattomasti, sen tekeminen on hauskaa ja tulokset huipputasoa.
• Etätyö mahdollistaa, että ihmiset voivat suunnitella elämänsä tukemaan täydellisesti tuloksellisuutta sekä omaa hyvinvointiaan. He voivat toteuttaa oman näköistä elämäänsä ja kukoistamaan työssään huomattavasti paremmin kuin toimisto-olosuhteissa. Ympäristön ja rytmin suunnittelu mahdollistaa, että ihmiset ovat töissään parhaimmillaan ja luovimmillaan.

Kohti parempaa

Minkään organisaation taso ei ole staattinen sekä pysyvä, ja sitä pystyykin halutessaan nostamaan. Muutos ei tapahdu päivissä tai viikoissa, mutta tarkoilla ja viisailla toimenpiteillä muun muassa työntekijöiden itsensä johtamiseen etätyössä, etäjohtamiseen ja yrityksen yhteisiin toimintatapoihin muutos kohti parempaa on saavutettavissa. Yllä olevista linkeistä voit lukea konkreettisista toimenpiteistä enemmän.

Mitä ajatuksia malli herätti sinussa? Mistä löysit organisaatiosi ja haluaisitko nostaa organisaationne nyt seuraavalle tasolle? Jos tarvitset apua tehokkaan suunnitelman ja toimenpiteiden tekemisessä, ole minuun rohkeasti yhteydessä puhelimitse, maililla tai LinkedInissä. Sparrailen kanssasi erittäin mielelläni.

Taneli Rantala
Työyhteisöjen valmentaja ja Lifted Oy:n toimitusjohtaja
050-5498623
taneli(a)lifted.fi

p.s. Heitä tämä artikkeli jakoon niin muutkin voivat innostua muutoksesta kohti tuloksekkaampaa ja hyvinvointia paremmin tukevaa etätyökulttuuria!