COVID-19 -koronaviruksen aiheuttama nopea pakonomainen sysäys etätyöhön ei ole yksilöille, työyhteisöille ja organisaatioille helppo ja automaattinen. Uusi tilanne vaatii yksilöllisten työtapojemme ja yhteisten toimintatapojemme systemaattista ja ammattitaitoista reflektointia, kehittämistä ja jalkautusta. Tässä artikkelissa käsittelen parhaita etätyökäytäntöjä työyhteisön näkökulmasta. Jos olet kiinnostunut tutustumaan etätyöhön eri näkökulmasta, lue artikkelimme yksilön parhaista työtavoista etätöihin ja etätyön johtamisen parhaat opit. Suosittelen sinua myös tutustumaan laajempaan koontiimme etätyöohjeistuksista Onnistu etätyössä -sivultamme.

Nyt on siis aika katsoa miten sinun tietotyötä tekevä työyhteisösi voi onnistua tässä meille kaikille uudessa ja haastavassa tilanteessa etätyön avulla!

1. Asenteemme kuntoon

Tämä tilanne vaatii meiltä kaikilta nopeaa uudistumista, mutta kuten kaikki muutkin muutokset, etätyöskentelyyn siirtyminenkin tulee aiheuttamaan jonkinlaista muutokseen sopeutumista ja jopa muutosvastarintaa. Nyt on kuitenkin hyvä aika pistää ennen-kaikki-oli-paremmin -ajattelu hyllylle ja nähtävä tämä tilanne mahdollisuutena, jolla pääsemme hidastamaan pandemian etenemistä, uudistamaan työskentelytapojamme, lisäämään työhömme joustavuutta, oppimaan teknologian viisaampaa hyödyntämistä ja vaikuttamaan positiivisesti jopa ilmastonmuutokseenkin. Me kaikki rakennamme tätä muutosta yhdessä ja jokaisen meidän asennoitumisella on valtava merkitys. Valitse eteenpäin menevä ja rakentava ajattelu.

2. Kaikki työyhteisöt ovat erilaisia

Jokaisen meidän yrityskulttuurit ja työyhteisöt ovat erilaisia. Palauta mieleesi yrityksesi arvot ja mieti miten niiden kuuluisi näkyä etätyössä. Nyt on oivallinen aika näyttää juuri teidän työyhteisönne voima. Monet listaamistani neuvoista ovat sellaisia, jotka miltei kaikki tietotyöorganisaatiot voivat ottaa heti käyttöön. Etätyön kokonaisuuden on kuitenkin näytettävä teidän organisaatiolta, samalla tavalla kuin teidän fyysinen toimistonnekin näyttää teiltä.

3. Pidetään yllä läsnäoloa toisillemme

Kun työmme siirtyy fyysisestä kanssakäymisestä teknologian välityksellä käytävään kanssakäymiseen, toisillemme tarjoaman läsnäolon määrä tippuu poikkeuksetta. Tämä on tärkeää tiedostaa, koska sosiaalinen kanssakäyminen ja yhteenkuuluvaisuuden tunne ovat niin tärkeitä elämän tukipilareita meille homo sapienseille, ja koska työyhteisöstä on tullut meille yksi tärkeimmistä (ellei tärkein) yhteisöistä, johon kuulumme.

Kommunikointivälineiden asianmukainen hyödyntäminen on totta kai ratkaisevassa roolissa, mutta haluan nostaa esille myös muutaman yksityiskohtaisemman käytännön. Näistä ensimmäinen on videon hyödyntäminen. Nyt on vihdoin aika laittaa kamerat päälle palaverien ajaksi (tiedän, se saattaa tuntua epämukavalta alkuun!). Tällä on yllättävä, merkittävän positiivinen vaikutus yhteisöllisyyteen. Monet etätiimit rakentavat läsnäoloa pitämällä linjoja auki jopa koko työpäivän tai tuntien työslottien ajan, toiset hyödyntäen ääntä ja kuvaa, toiset pelkästään toista näistä. Tämä ei toki sovi kaikkiin tiimeihin, mutta monissa tilanteissa se parantaa niin tiimityötä kuin myös tiimihenkeä. Kamera kuitenkin päälle vähintään palavereissa!

Etenkin tässä monille pelottavassa ja ahdistavassa poikkeustilanteessa, rennon kanssakäymisen ja matalan keskustelukynnyksen mahdollisuus on kriittisen tärkeä. Ja nyt kun meillä ei enää ole kahvihuonekeskusteluja, ne kannattaa korvata. Jotkut järjestävät yhteisen ajoitetun etäkahvitauon, joillain kahvihuonepalaveri on jatkuva, johon voi tulla ja mennä oman kotimoccamasterin toiminnan mukaisesti. Jotkut taas luovat tällaiselle rennolle keskustelulle oman keskustelukanavan pikaviestimeen. Huomioi kuitenkin, että nyt kannattaa panostaa myös ei-tekstimuotoiseen keskusteluun, jossa keskustelu on monille helpompaa.

4. Luotetaan toisiimme

Mitä jos kaikki työkaverini vain laiskottelevat kotona? Sen vaara on todellinen. Se on yhtä todellinen kuin toimistollakin laiskottelu. Se on käytännössä aivan yhtä helppoa. Hienoksi etätyön tekemisen tekee se, että naama-ajalla ei ole enää mitään merkitystä. Vain tuloksilla on väliä. Tämä tuleekin varmasti johtamaan meidän kaikkien työskentelyä parempaan suuntaan.

Vaikka etätyö vaatiikin edistyksellisempää luottamusta, se ei kuitenkaan tarkoita sitä, ettemmekö ottaisi vastuuta ja vaatisi vastuun ottamista myös jatkossa. Alisuoriutumiseen ja standardien laiminlyömiseen on puututtava. Älä kuitenkaan jätä sitä yksin esihenkilösi hartioille. Meidän on vaadittava standardiemme mukaista jälkeä itseltämme sekä toisiltamme.

5. Näytetään yhdessä eteneminen

Mikään ei ole sen energisoivempaa kuin astua toimistoon, joka huokuu eteenpäin menemistä. Yksi tiimi käy rakentavaa keskustelua aulassa, myyntitykki soittaa myyntikelloa ja massiivinen näyttö piirtää käyriä kohti kattoa. Kun istumme kotitoimistomme Ikea-pöydän ääreen, tämä kaikki puuttuu. Siksi on tärkeää, että kommunikoimme toisillemme inspiroivaa eteenpäin menemistä ja edistymistä.

Toinen vielä tätäkin suurempi tarkoitus on luoda realistinen kuva yhteisestä tilanteesta ja seuraavista toimenpiteistä. Tämä voi tapahtua projektinhallintatyökalun kautta tai vapaammin keskustelukanavassa. Vaihtoehtona on myös järjestää “Mitä sinulla on meneillään” -hetkiä, jossa käydään läpi päivän tai viikon työtehtäviä. Me Liftedissä olemme ottaneet käyttöön päivittäisen Daily Huddle -käytännön, jossa jokainen kertoo päivänsä prioriteetit (1-3) ja mahdolliset esteet dedikoidussa keskustelukanavassa. Näin tiedämme millaisia askeleita kukin ottaa tiimin yhteisen etenemisen eteen.

6. Kaikki tieto kaikkien saatavilla

Työyhteisön etätyön sujuvuuteen ja onnistumiseen vaikuttaa valtavasti tiedon ubiikki saatavuus. Me emme voi odotella, että työkaverimme lähettää meille viikon työnsä tulokset perjantaina tai pyydettäessä jos hän sattuu olemaan tietokoneen ääressä. Kaikki työstössä oleva materiaali ja tieto pitää olla kaikkien saatavilla, milloin tahansa ja missä tahansa. Tämä tarkoittaa, että meidän on käytettävä jatkuvasti loogisesti järjestettyä pilvessä toimivaa tiedostojenhallintajärjestelmää (esim Google Drive, Dropbox, Teams) ja/tai projektinhallintatyökalua (Asana, Monday, Basecamp, Trello). Tämän lisäksi myös kalenterien tulisi olla jaettuja. Myyntityössä jako voi tapahtua esimerkiksi Pipedriven tai HubSpotin kautta.

Toki jotkut tiedot voivat olla saatavilla vain tietyllä organisaatiotasolla tarpeen ja tiedon sensitiivisyyden mukaisesti jakoasetuksia hyödyntämällä. Kuitenkaan minkään tiedon ei pitäisi olla vain yhden ihmisen tiedossa missään vaiheessa. Älä rakenna itsestäsi työyhteisöä hidastavaa pullonkaulaa rajoittamalla tiedonsaantia. Jos tiimisi jäsen tarvitsee työhönsä tietyn tiedon, sen pitää olla automaattisesti saatavilla.

7. Yhteiset työajat

Juuri kun saimme elämäämme joustavuutta etätyön kautta, meidän kaikkien pitää olla saatavilla kasista neljään? Ei suinkaan, mutta yhteistyön sujuvuuden kannalta on hyödyllistä, että sovitte tietyt tunnit, jolloin ihmisten olisi hyvä olla toisilleen saatavilla reaaliaikaista keskustelua varten. Tämä voi olla pari tuntia päivässä, eikä tietysti tarkoita aggressiivista Teamsin tai Slackin päivystystä tai puhelimen soiton odotusta. Tätä käytäntöä käyttävät onnistuneesti myös globaalista hajautetut tiimit. Jos tiimisi on kokonaan Suomessa, sen pitäisi olla erittäin helppoa. Säilytä silti joustavuus! Meidän ei tarvitse olla online kokoajan (unohda pikaviestimen liikennevalojen tuijotus). Meidän myös pitää pystyä ottamaan keskeytysvapaata offline-aikaa keskittymistä vaativia työtehtäviä tehdessämme.

8. Potkua etäpalavereista

Etätyöhön siirtyminen antaa meille mahdollisuuden ajatella uudestaan palaverikäytäntöjämme sekä palaverien määrää. Tietyissä organisaatioissa tämä tilanne voi edesauttaa turhien palaverien poistamisessa. Joissain organisaatioissa tilanne vaatii palaverien lisäämistä, jotta keskusteluyhteys pysyy laadukkaana. Nyt on hyvä aika miettiä uudelleen tiimisi päivittäistä/kuukausittaista/neljännesvuotuista/vuotuista palaverirytmiä. Huomioi, että palaverit eivät kuitenkaan saa olla ainoa keskusteluväylä, eikä missään tapauksessa kontrollin väline, jolla varmistetaan, että ihmiset tekevät edes jotain.

Etäpalaverit vaativat läsnäoloa siinä missä live-palaveritkin, ja multitasking palaverin aikana on yhtä haitallista etänä kuin kasvotustenkin. Huomioi, että nonverbaalinen viestintä ei välity teknologian kautta hyvin, ja siksi sinun on ilmaistava itseäsi siten, että muut ymmärtävät viestisi ilman ponnistelua. Jos olet samaa mieltä, sano se ääneen. Jos olet eri mieltä, sano se suoraan. Unohda silmien pyörittely tai passiivis-aggressiiviset kommentit, jotka tuhoavat etätyötä tekevän työyhteisön vielä perinteistäkin työyhteisöä tehokkaammin. Myös etäpalavereissa pitää luoda aktiivista keskustelua ja käydä läpi konflikteja.

9. Toimi yhteisen etätyöohjeistuksen mukaisesti

Jos meillä ei ole yhteistä selkeää etätyöohjeistusta, on turha odottaa, että työyhteisömme toimisi yhdessä halutulla tavalla. Etätyöohjeistus helpottaa niin yksilöiden kuin myös koko organisaation toimintaa poistaen turhat kysymysmerkit sekä haitalliset toimintatavat, ja tärkeimpänä mahdollistaa hedelmällisen sujuvan työskentelyn. Etätyöohjeistuksesta tulee määrittää kaikki toimintatavat, jotka työyhteisö näkee hyödylliseksi etätyöhön liittyen. Siihen kannattaa sisällyttää yllä mainitut osa-alueet, mutta esimerkiksi myös eri työkalujen hyödyntäminen ja tietoturva. Älä kuitenkaan tee ohjeistuksesta liian jäykkää. Se kääntyy helposti itseään vastaan rajoittaen työyhteisön tuotteliaisuutta, luovuutta ja hyvinvointia.

Kuten alussa mainitsin, kaikki työyhteisöt ovat erilaisia ja siksi myös etätyöohjeistuksen on sovittava sinun organisaatioon. Teemme Liftedillä räätälöityjen etätyövalmennuksien lisäksi myös tehokkaita yrityskohtaisia etätyöohjeistuksia, joista koko työyhteisösi hyötyy merkittävästi. Halutessasi voit tutustua Liftedin omaan etätyöohjeistukseen lataamalla sen täältä.

Homma käytäntöön nyt

Muutos etätyöhön siirtymisessä on ollut nopea, ja siksi myös sen sujuvoittamiseen liittyvät toimenpiteemme on oltava ripeitä. Mitä hitaammin reagoimme tilanteeseen, sitä varmemmin rakennamme etätyökulttuurin, joka ei tue työyhteisön hyvinvointia eikä tuloksellisuutta.

Ole rohkeasti minuun yhteydessä jos työyhteisösi kaipaa apua hedelmällisen etätyön rakentamisessa ja ylläpitämisessä. Autamme erittäin mielellämme vahvalla osaamisellamme ja kokemuksellamme.

Taneli Rantala
Työyhteisöjen valmentaja ja Lifted Oy:n toimitusjohtaja
050-5498623
taneli(a)lifted.fi

p.s. Moni työyhteisö kamppailee näiden asioiden kanssa juuri nyt, joten pyydän sinua jakamaan tätä artikkelia eteenpäin sosiaalisessa mediassa kontakteillesi!