Ihana, kamala palaute. Henkilöstötutkimusten kestosuosikki kehittämiskohteena ja esihenkilövalmennusten vakioteema. Palautetta pitäisi antaa enemmän ja sen pitäisi olla rakentavaa. Mutta mitä se oikeastaan tarkoittaa, ja miten sitä tulisi antaa?

Helpotusta tilanteeseen ei ole saatu etä- ja hybridityöhön siirtymällä, sillä työtä tehdään entistä itseohjautuvammin. Tilaisuudet välittömään, kasvokkain annettavaan palautteeseen ovat vähentyneet. Etäpalaverissa ruudun välityksellä annettava palaute voi tuntua vaikealta ja suuri osa vuorovaikutuksesta tapahtuu muutenkin kirjallisesti erilaisissa digitaalisissa kanavissa. Yleinen kiitos onnistuu ehkä etäpalaverin lopussa tai Teams-viestissä. Sekin on tärkeää, mutta ei yksinään riitä palautteeksi. 

Palautteella on tärkeä rooli yksilön, tiimin ja koko työyhteisön kehittymisessä ja hyvinvoinnissa. Myönteinen palaute vahvistaa kokemusta arvostuksesta ja kertoo, mikä työssä onnistuu. Rakentava palaute puolestaan auttaa tunnistamaan kehittämiskohteita, löytämään uusia ratkaisuja ja kehittämään osaamista.

Palaute ei ole esihenkilön yksinoikeus

Palaute kuuluu organisaation arkeen ja normaaliin vuorovaikutukseen. Sitä tarvitaan kaikilla organisaation tasoilla, sillä ilman aktiivista palautetta oppiminen ja kehittyminen hidastuvat ja yhteistyö kärsii.

Palautetta ei pidä säästää kehityskeskusteluihin tai 1on1 -keskusteluihin, eikä se kuulu vain esihenkilön ja tiimiläisen väliseen vuorovaikutukseen. Sen tulisi olla luonteva osa arjen kohtaamisia ja keskusteluja.

Myös johtoryhmissä on paljon parannettavaa palautteen annon suhteen, nimenomaan johtoryhmän sisällä. Johtoryhmissä varotaan toisinaan palautteen hyödyntämistä, olipa kyse sitten positiivisesta tai rakentavasta palautteesta kollegalle. Johtoryhmän jäsenyys ei tarkoita sitä, etteikö kehittymisen tarvetta ja mahdollisuuksia ole. Johtoryhmä ja varsinkin sen puheenjohtaja voivat saada varsin niukasti palautetta muulta organisaatiolta, joten johtoryhmän sisäinen reflektointi ja palaute on erityisen tärkeässä roolissa.

Hyvä vai ”hyvä” palaute

”Hyvä” palaute voi olla itse asiassa huonoa palautetta. Epämääräinen yleinen kiitos ei kerro, missä on onnistuttu. Se ei anna eväitä tunnistaa onnistumisen mahdollistajia ja hyödyntää niitä jatkossa. 

Persoonallisuutemme vaikuttaa myös siihen, miten koemme ”hyvän” palautteen saamisen. Muiden edessä, vaikkapa osastokokouksessa, annettu kiitos tuntuu osalle meistä lähinnä nololta tilanteelta, kun taas toiset nimenomaan haluavat myös julkista tunnustusta. 

Ne, jotka eivät kaipaa julkista palautetta, ovat tyytyväisiä kahvinkeittimen vieressä kahden kesken annettuun palautteeseen koskien esimerkiksi äskettäisessä kokouksessa esitetyn ehdotuksen laadukkuutta. Kiitollisuutta työkaverilta saadusta avusta voi osoittaa kertomalla, että apu oli tärkeä sinulle ja auttoi eteenpäin. Palaute on loppujen lopuksi toisen huomioimista ja inhimillisyyden osoittamista. 

Vielä on syytä kiinnittää huomiota yhteen epäonnistuneen positiivisen palautteen muotoon. Jotkut käyttävät palautteessaan runsaasti ylisanoja ja korostavia ilmaisuja. Jatkuva ja perusteeton ylistäminen kuitenkin heikentää palautteen uskottavuutta ja vähentää yksittäisten kehujen merkitystä.

Rakentava palaute on kehittävää palautetta, ei vain korjaavaa 

Milloin huonosta palautteesta tulee todella huono? Moni varmasti tuntee periaatteet, joilla vältetään pahimmat kompastuskivet, mutta kerrataan kuitenkin rakentavan, kehittävän palautteen peruspilarit: 

On tärkeää muistaa, että rakentava palaute ei ole vain korjaavaa, huonoon suoritukseen tai muuhun negatiiviseen seikkaan liittyvää palautetta. Rakentavaa palautetta annetaan ja tulisi antaa nimenomaan kehitys- ja oppimisnäkökulmista, yhteistyön parantamiseksi ja työn sujuvuuden edistämiseksi.

Palautteen antamista ja hyödyntämistä edistää psykologinen turvallisuus. Psykologisesti turvallisessa työyhteisössä virheet ovat sallittuja ja niistä opitaan yhdessä. Asiat pystytään käsittelemään avoimesti ja rehellisesti. Keskinäinen luottamus on vahvaa. Kenenkään ei tarvitse pelätä joutuvansa jollakin tavoin epäedulliseen asemaan.

Huomioi ihmisten erilaisuus palautekeskusteluissa 

Inhimillisyys on tärkeässä roolissa luottamuksen rakentajana. Oman inhimillisyyden, erehtyväisyyden ja haavoittuvuuden osoittaminen on sallittua ja itse asiassa suotavaa, olipa kyseessä sitten tiimiläinen tai esihenkilö. Mitä paremmin tunnemme toisiamme, sitä paremmin ymmärrämme myös ihmisten erilaisuutta reaktioiden, käyttäytymisen ja työskentelytapojen suhteen.

Persoonallisuuden huomioiminen on tärkeää kehittävän, rakentavan palautteen antamisessa. Se, minkä toinen kokee terveelliseksi haastamiseksi tiimissä, voi toisen mielestä olla kriittistä, ikävästi annettua palautetta. Mukautuva, konflikteja välttävä henkilö taas saattaa jättää antamatta tärkeää kehittävää palautetta pelätessään sen johtavan epämiellyttävään keskusteluun. Ulkoinen reaktio ei kuitenkaan aina kerro siitä, miten henkilö palautteen sisäisesti kokee.

Kirjallisessa viestinnässä väärintulkintojen riski korostuu, sillä viestin sävyä ja tarkoitusta voi olla vaikea päätellä. Ytimekäs OK-vastaus voi yhdelle tarkoittaa asian ymmärtämistä ja hyväksymistä, kun taas toinen voi kokea sen töykeänä tai jopa vihamielisenä. Siksi herkistä asioista on usein parempi keskustella kasvokkain tai kahden kesken puhelimessa tai videoyhteydellä. Keskustelussa sanaton viestintä auttaa ymmärtämään toisen reaktioita, ja mahdolliset väärinkäsitykset voidaan selvittää heti. 

Palautteen vastaanottajan reaktioiden ennakoimattomuus voi saada esihenkilön arastelemaan palautteen antamista. Myös esihenkilö itse voi yllättyä omista tunteistaan ja reaktioistaan palautetilanteessa.

Persoonallisuusarviointien, kuten Big Five -persoonallisuusprofiilien hyödyntäminen, toimii hyvin tukena psykologisen turvallisuuden ja palautekulttuurin kehittämisessä. Parantunut itsetuntemus ja keskinäinen tuntemus rakentavat luottamuksen ja avoimuuden myönteisen kehityskierrettä.

Sovella palautemalleja tilanteen mukaan

Hampurilaismallissa eli sandwich-mallissa positiivinen palaute, kehitysehdotus ja myönteinen lopetus vuorottelevat. Hyvän palautteen jälkeen osataan jo odottaa hampurilaisen pihviä eli ns. ”mutta”-osuutta. 

Jokainen voi kehittyä palautteen antajana ja vastaanottajana. Kehittymisen tukena voi hyödyntää malleja, mutta ne eivät ole joka tilanteeseen sopivia rautalankamalleja. 

Seuraavassa muutamia malleja:

OIS-malli toimii esimerkiksi työyhteisön arjen palautteessa

SBI-malli edistää palautteen tarkkuutta ja konkreettisuutta

BOOST-malli soveltuu hyvin asiantuntijatyöhön, mallin mukaan palautteen tulee olla

NVC (Nonviolent Communication) sopii esimerkiksi vaikeisiin, tunteita herättäviin tilanteisiin

DESC-malli voi olla myös hyödyllinen vaativissa tilanteissa

Pendletonin säännöt soveltuvat hyvin osallistavaan palautteen antoon, yhdessä reflektointiin ja oppimiseen

GROW-malli on yleisesti valmentavassa johtamisessa käytetty dialoginen malli, joka tukee oivalluttamista

Olipa mallisi mikä tahansa, muista, että palautteessa on olennaista ymmärrettävyys, rehellisyys ja eteenpäin vieminen. Osoita inhimillisyyttä, toisen huomioimista ja arvostamista. Kehitä itsetuntemustasi ja ymmärrä ihmisten erilaisuutta.