Nyt on viimeistään aika kaivaa esiin tiimijohtamisen opit ja hioa ne tämän päivän malliin. Vaikka työnteon tapamme muuttuvat, ihmisinä ja tiimin jäseninä kaipaamme edelleen johtajuutta ja yhteisöä, ehkä nyt jopa enemmän kuin koskaan aiemmin. Meistä ei tullut kertaheitolla itseohjautuvia robotteja, jotka suorittavat tehtävänsä ja saavuttavat tavoitteensa itseohjautuvasti, yksinäisinä sankareina.
Uusi alku ja uudet pelisäännöt tiimille
Tiimit ovat kokeneet uudelleen syntymisen muuttuneiden olosuhteiden takia ja ovat siksi vielä ehkä perustamis-, myrsky- tai oppimisvaiheessa. Tiimin pelisäännöt on uudistettava ja tavoitteet, roolit sekä toimintatavat täsmennettävä. Erilaiset näkemykset mm. siitä, milloin, miksi ja mitä töitä tehdään etänä tai yhteisissä tiloissa vaativat yhteen sovittelua.
Tiimin yhteydenpitoon laaditaan päivitetyt säännöt. Viestintäkanavat valitaan siten, että palvelevat parhaiten tiimin tavoitteita, yhteistoimintaa ja vuorovaikutusta. Uusien viestintäteknologioiden käyttöönotto päämäärättömästi ei yleensä paranna tiimin vuorovaikutusta. Riskeinä ovat viestinnän hajoaminen eri kanaviin, ongelmat tiedonhaussa ja työtä keskeyttävien häiriöiden lisääntyminen.
Selkeät tavoitteet ja priorisointi ovat tiimin suorituksen johtamisen kulmakiviä
Tiimi ja tiimiläiset tarvitsevat selkeät tavoitteet ja aikataulut. Näin jokainen tiimin jäsen ymmärtää, mitä odotetaan saavutettavan ja millä aikataululla. Säännölliset tapaamiset tarvitaan edistymisen, tavoitteiden ja ongelmien käsittelyyn.
Tiimin suorituksen johtamisessa on entistä tärkeämpää varmistaa edellytykset tavoitteiden saavuttamiselle. Avun ja tuen pyytämisen kynnys voi kasvaa etänä ja ongelmien ratkomiseen käytetään turhaan aikaa. Tiimin roolit vaativat mahdollisesti täsmentämistä. Työt saattavat kasaantua tiimin toteuttajien eli työmyyrien pöydälle. Viimeistelijä hioo loputtomiin omaa työtään kotona. Tiimin vauhdittajat ja ideoijat sinkauttavat tiimikanaville aina vain uusia kehitysideoita ja ideoiden aihioita. Työmyyrien tuska lisääntyy, jos tiimin asiantuntijat ja analyyttiset arvioijat eivät osallistu ideoiden analysointiin ja tarkoituksenmukaiseen karsintaan.
Tiimin tuottavuuden ja työhyvinvoinnin varmistamiseksi tarvitaan jatkuvaa priorisointia. Esihenkilö vastaa siitä, että tiimissä pystytään keskittymään oikeisiin asioihin ja tavoitteiden saavuttamiseksi on olemassa hyvät edellytykset. Tiimin esihenkilön on todennäköisesti käytettävä aiempaa enemmän aikaa tiimin johtamiseen.
Menestyvässä tiimissä vallitsevat luottamus, avoimuus ja yhteisöllisyys
Säännölliset kohtaamiset varmistetaan niin tiimin kesken kuin esihenkilön ja tiimiläisen välillä. Kyky itsensä johtamiseen ja itseohjautuvuus on yksilöllistä. Esihenkilö tukee tiimiläisiään huomioiden erilaiset tilanteet, taidot ja kyvykkyydet. Tiimin yhteishenkeä ja yhteisöllisyyttä voidaan rakentaa myös virtuaalisesti, mutta rinnalle tarvitaan myös lähitapaamisia. Tiimien siiloutumista on ehkäistävä koko työyhteisöä yhteen liimaavilla tapahtumilla, kohtaamisilla ja aktiivisella viestinnällä. Uusien henkilöiden kiinnittämiseksi yhteisöön tarvitaan ehkä uudenlaisia perehdytysmalleja ja aiempaa pitkäkestoisempaa perehdytysjaksoa.
Varhaisen välittämisen ja puuttumisen mallit tarvitsevat päivittämistä. Ongelmat voivat kasvaa isoiksi, jos yhteydenpito on vain harvoin pidettävien tiimin etäpalavereiden varassa. Jo pelkästään yhteinen sopimus kameroiden auki pitämisestä etäpalavereissa lisää keskinäistä luottamusta ja parantaa vuorovaikutusta. Luottamus lisää avoimuutta ja parantaa tiimin ongelmanratkaisukykyä. Psykologinen turvallisuus edesauttaa vaikeidenkin asioiden esille tuomista ja tuen pyytämistä.
Muistilista menestyvän tiimin rakentamiselle:
• Selkeät roolit ja vastuut päällekkäisen työn ja epäselvyyksien välttämiseksi
• Yksiselitteiset tavoitteet ja aikataulut sekä niiden säännöllinen seuranta
• Töiden priorisointi tavoitteiden ja kuormituksen näkökulmista
• Pelisäännöt yhteistyöhön ja viestintään
• Luottamus ja avoimuus tuloksellisen tiimityön perustana
• Toistuvat kohtaamiset etänä ja toimistolla
• Yhteisöllisyyteen panostaminen
• Uuden henkilön kiinnittäminen tiimiin ja työyhteisöön
• Esihenkilön tuki käytettävissä yksilön tarpeen ja itseohjautuvuuden mukaan
• Tarvittava teknologia tehokkaaseen työskentelyyn
• Kyvykkyys hyödyntää teknologiaa
• Työhyvinvoinnista huolehtiminen
• Tietoturvan ja tietosuojan varmistaminen
