Viime vuosikymmenellä digitalisaatio, automaatio, robotit ja alustatalous olivat vahvasti esillä. Organisaatiot palkkasivat digitalisaatiojohtajia ja -konsultteja. Digitalisaation ja erityisesti alustatalouden uskottiin olevan kultakaivos, josta voisi ammentaa uusia liiketoimintamalleja ja -ideoita lähes joka yritykseen. Digitalisaation myötä markkinat, toimialat, yritykset ja organisaatiot ovatkin kokeneet monenlaisia muutoksia jo usean vuosikymmenen ajan.
Kehitys jatkuu edelleen. Syntyy uusia markkinoita, liiketoimintaa ja toimintamalleja. Työ muuttuu. Muutos ei kuitenkaan tapahdu hetkessä edes tekoälyn myötä, vaikka mediassa saattaa toisinaan syntyä tällainen vaikutelma.
Kuten professori Jukka Luoma Aalto-yliopistosta toteaa artikkelissaan (www.aalto.fi 30.9.2024): ”Isoissa yrityksissä [tekoälyn myötä tulevia] isoja muutoksia voidaan kuitenkin joutua odottamaan ainakin kymmenen vuotta.” Luoman mukaan aiemmat tutkimustulokset tukevat tätä väitettä. Merkittäviä muutoksia saadaan aikaiseksi vasta, kun uudella teknologialla on todellisia vaikutuksia koko yrityksen liiketoimintalogiikkaan.
Tekoäly on jo käytössä organisaatioissa, mutta useimmiten vielä erilaisina kokeiluina, työnteon helpottajina ja nopeuttajina yksittäisten henkilöiden tai tiimien toimesta. Jotta tekoälystä muodostuu aidosti liiketoimintaa kehittävä ja uudistava työkalu, on johdolla ja esihenkilöillä oltava riittävästi ymmärrystä tekoälystä ja sen vaikutuksista ihmisiin, työhön, päätöksentekoon ja johtamiseen. Tekoälyn tarkoituksenmukainen hyödyntäminen edellyttää selkeitä linjauksia johdolta.
Tekoäly ei johda puolestasi
Ensinnäkin on ymmärrettävä tekoälyn perusasiat. Todennäköisyyksiin perustuva teknologia ei ajattele, eikä ymmärrä kontekstia, arvoja tai tavoitteita ilman ihmisen ohjausta. Tekoäly ei ole älykäs johtaja tai kollega, mutta se voi tukea ideointia, analysointia, raportointia ja tehdä tehtäviä puolestasi. Päätöksiä se ei tee, mutta hyvin käytettynä auttaa päätöksenteossa. Vastuu johtamisesta on aina ihmisillä.
Tekoäly osana strategiaa
Johto ei voi ulkoistaa tekoälyä kokonaan IT-osaston, digitalisaatiojohtajan tai tekoälyvastaavan vastuulle. Johdon on ymmärrettävä tekoälyn merkitys osana organisaation strategiaa. Ydinkysymykset strategisesta näkökulmasta ovat: ”Mitä arvoa tekoäly voi tuoda liiketoiminnallemme ja organisaatiollemme? Miten mahdollistamme arvon toteutumisen?”
Kaikissa organisaatioissa ei ole mahdollista luoda tekoälyn avulla kokonaan uutta liiketoimintaa tai merkittäviä liiketoimintamallin muutoksia. Varsinkin tietotyöorganisaatioissa tekoäly voi muuttaa ja tehostaa työntekoa, mahdollistaa tehtävien automatisointia sekä parhaimmillaan tehdä työstä mielekkäämpää. Tekoäly voi myös korvata joitakin tehtäviä ja jopa ammatteja, mutta muutokset eivät yleensä tapahdu yhtä nopeasti tai laajasti kuin joskus ennustetaan.
Tekoälyyn liittyvät pelot käsitellään henkilöstön kanssa
Tekoäly herättää myös erilaisia huolia. Uusien teknologioiden opettelu ei ole kaikille mielekästä, ja aiemmat kokemukset digitalisaatiohankkeista voivat vaikuttaa suhtautumiseen. Epäuskon lisäksi tekoälyyn liittyy paljon harhaluuloja ja väärää tietoa. Tekoälyn pelätään vievän työpaikkoja ja hävittävän ammatteja – myös aloilla, joissa tämä on epätodennäköistä. Opiskelijoista lähtien esiintyy epävarmuutta siitä, johtavatko aiemmin ”varman” työpaikan taanneet opinnot suoraan työllistymiseen.
Organisaatioiden on tärkeää korostaa, että tekoälyn ensisijainen tarkoitus ei ole työpaikkojen vähentäminen, vaan toiminnan ja työn kehittäminen. Tekoäly voi vapauttaa aikaa ajatteluun, innovointiin ja suunnitteluun sekä mahdollistaa uusien palveluiden ja liiketoiminnan syntymisen. Tämä edellyttää organisaatiossa vuorovaikutusta, yhteistyötä ja oppimista eli ihmisten tekemää työtä.
Muutosjohtaminen ja muutoskyvykkyyden kehittäminen johdon agendan kärjessä
Johtajien ja esihenkilöiden tehtävänä on näyttää esimerkkiä ja ohjata voimavaroja pelkojen käsittelystä ymmärrykseen ja uuden omaksumiseen. Muutosjohtamisen ja muutoskyvykkyyden kehittämisen tulee olla johdon agendan kärjessä. Psykologista turvallisuutta muutoksessa luodaan sallimalla virheitä ja hyväksymällä keskeneräisyyttä. Johdon ja esihenkilöiden oma esimerkki kannustaa ja rohkaisee organisaatiota uudistumaan.
Uudet teknologiat, tekoäly mukaan lukien, eivät voi jäädä vain innokkaimpien kokeilijoiden käyttöön. Jos näin käy, hyödyt jäävät pieniksi. Parhaimmillaan tekoäly mahdollistaa kilpailukyvyn kasvun ja toiminnan kehittämisen. Tekoäly ei ole uhka, vaan mahdollisuus organisaatioille, kun muutoksia johdetaan oikein.
Eettinen ja juridinen vastuu vaativat johdon linjauksia
Tekoäly on hyvä työkalu oikein käytettynä. Oikea käyttö edellyttää organisaatiossa linjauksia johdosta alkaen. On tärkeää, että koko organisaatiossa ymmärretään esimerkiksi seuraavat asiat:
- Tekoälyn tarjoama tieto ei aina ole tutkittua ja todennettua; osa tiedosta voi olla virheellistä tai epäolennaista
- Tekoäly voi vahvistaa vinoumia eli ennakkoluuloja tai puolueellisuutta
- Tekoäly tekee virheitä, joita voi olla vaikea huomata, erityisesti kokemattomalle käyttäjälle
- Tekoälyn käyttö edellyttää kykyä tunnistaa sen mahdollisuuksia, taitoa asettaa kysymyksiä sekä kriittistä ajattelua ja arviointia
Organisaatiossa tulee laatia linjaukset ja ohjeet siitä, mihin tekoälyä voi ja kannattaa käyttää ja missä tilanteissa sitä ei tule käyttää. Vastuuta ei voi siirtää tekoälylle eikä sille voi ulkoistaa ajattelua. Tietoturva- ja suoja-asiat on ohjeistettava huolella. Esimerkiksi henkilötietojen ja luottamuksellisten asioiden käsittely ei kuulu tekoälylle. Virheiden ja väärinkäytösten riskit on tunnistettava ja minimoitava.
On tärkeää, että ihmiset voivat avoimesti puhua tekoälyn käytöstä ja mahdollisista haasteista. Tällä hetkellä saattaa olla niin, että tekoälyä käytetään työtehtävissä ”salaillen” ja ajatellaan, että sen hyödyntämisellä voi olla vaikutusta omaan työllistymiseen. Avoimuuden avulla voidaan tuoda esille epäkohtia, ohjeistaa paremmin ja hyödyntää oppeja laajemmin organisaatiossa. Psykologisesti turvallisessa ympäristössä oma epävarmuus ja osaamattomuus voidaan ilmaista avoimesti. Esihenkilön tehtävänä on tukea, kannustaa ja rohkaista yhteisesti sovittujen linjausten mukaisesti tekoälyn käyttöön.
Liiketoiminta ja ihmiset edellä
Minkään teknologian tai työkalun käyttö ei ole itseisarvo. Tekoäly ei ole kaikkivoipainen ratkaisu menestysstrategian luomiseen, kannattavuuden parantamiseen tai uuden liiketoimintamallin luomiseen. Oikein käytettynä tekoäly on erinomainen työkalu liiketoiminnan, organisaation, toimintamallien ja osaamisen kehittämisessä. Hypetys ja tekoälyn ainutlaatuisuuden ylikorostaminen eivät ole tarkoituksenmukaista johtamista.
Teknologian kehitys tuo jatkossakin isoja ja pienempiä muutoksia. Tekoälyn käytön yleistyessä organisaatioissa tehdään lukuisia muutoksia ja kohdataan uusia tarpeita. Strategian toteutuksen ja ihmisten johtamisen kannalta tärkeintä on edistää organisaation dynaamista muutoskyvykkyyttä eli kykyä toimia muutosten keskellä, uudistuen ja kehittäen toimintaa ja osaamista ketterästi, mutta myös pitkän tähtäimen tavoitteet huomioiden.
Tekoälyllä johtamisen 10 kohdan muistilista:
- Johda ensin liiketoimintaa ja ihmisiä, sitten teknologiaa
Tekoäly tukee tavoitteiden saavuttamista, kun lähtökohtana ovat organisaation tarpeet ja ihmiset. - Lähde liikkeelle strategiasta ja tavoitteista
Kehitä tekoälyn käyttöä organisaation päämäärien pohjalta, ei pelkästään teknologian vuoksi. - Panosta muutosjohtamiseen ja muutoskyvykkyyteen
Tue organisaation kykyä uudistua ja omaksua uusia toimintatapoja. - Hyödynnä tekoälyä muutoksen mahdollistajana
Tekoäly on erinomainen apuväline kehittämisessä ja työn sujuvoittamisessa. - Varmista avoin ja linjakas tekoälyn käyttö
Luo selkeät pelisäännöt ja jaa kokemuksia sekä oppeja koko organisaatiossa. - Kannusta osaamiseen ja kriittiseen ajatteluun
Tue henkilöstöä kehittämään taitojaan ja arvioimaan tekoälyn tuottamaa tietoa. - Pidä päätöksenteko ihmisten käsissä
Tekoäly tukee päätöksiä, mutta vastuu ja harkinta säilyvät ihmisillä. - Suojaa henkilötiedot ja luottamukselliset asiat
Määrittele selkeästi, missä tilanteissa tekoälyä käytetään ja miten tietoturva varmistetaan. - Kannusta kokeiluihin ja oppimiseen
Luo turvallinen ympäristö, jossa uuden kokeileminen ja oppiminen ovat arvostettuja. - Päivitä tavoitteet ja linjaukset säännöllisesti
Seuraa kehitystä ja tarkenna ohjeistuksia, jotta tekoälyn käyttö pysyy hyödyllisenä ja ajantasaisena.
Johtoryhmätutkimus: Tekoälyn rooli suomalaisissa johtoryhmissä
Tekoälyn merkitys johtamisessa ja organisaatioiden kehittämisessä on ajankohtainen ja moniulotteinen teema, jota tarkastelemme myös meneillään olevassa johtoryhmätutkimuksessamme. Tutkimuksessa pureudumme siihen, miten tekoäly näkyy johtoryhmien arjessa, päätöksenteossa ja strategiatyössä sekä millaisia mahdollisuuksia ja oivalluksia se tuo mukanaan. Jos olet johtoryhmän jäsen, jaa tärkeä ja arvokas näkemyksesi täältä.
