COVID-19 -koronaviruksen edetessä useiden maiden terveysviranomaiset suosittelevat etätöitä kaikille yrityksille. Myös Suomessa THL:n linja on sama. Valtaosa etenkin tietotyötä tekevistä yrityksistä ovatkin antaneet omat suosituksensa työntekijöilleen ripeästi maailmanlaajuisesti. Yhdysvalloissa etätöihin on pakotettu tai vähintään kannustettu satojatuhansia ihmisiä, ja määrä kasvaa jatkuvasti. Kehitystä voi seurata esimerkiksi stayinghomeclub-sivulta. Sama trendi näkyy myös Suomessa päivä päivältä suurempana.
Nyt meidän on siis siirryttävä etätöihin vahvemmin kuin koskaan aikaisemmin ja varmistettava tuottava ja hyvinvointiamme tukeva etätyö mahdollisesti jopa kuukausien ajaksi. Osa meistä on kokeneita etätyönikkareita ja joillekin tämä tulee vähän liian nopealla varoitusajalla. Olitpa sitten kokenut tai vasta aloitteleva etätyöntekijä, halusin koota sinulle parhaat käytännöt etätyön tekemiseen nimenomaan yksilön näkökulmasta. Suosittelen sinua myös lukemaan tuoreen artikkelini etätyöstä työyhteisön näkökulmasta ja valmentajamme Marika Nikkisen ohjeet etätyön johtamiseen sekä laajemman koontimme etätyöohjeista Onnistu etätyössä -sivultamme. Halutessasi voit myös tarkistaa, mille etätyön maturiteettitasolle organisaatiosi kuuluu ja miten voisitte kehittää sitä.
Vinkit annan tutkimukseen, kymmenien tietotyöorganisaatioiden valmentamiseen ja tietysti myös omaan etätyökokemukseen sekä sen johtamiseen perustuen. Tässä siis parhaat käytännöt etätyön tekemiseen!
1. Määrittele päivän tavoitteesi selkeiksi
Tämän tulisi olla normaali käytäntö riippumatta teetkö töitä etänä vai toimistolla, mutta etätöissä sen tarve kärjistyy. Suosittelen, että mietit jokaisen työpäivän alussa, mitkä 1-3 tehtävää ovat päivän prioriteetit – ne asiat, jotka sinun on ehdottomasti saatava valmiiksi tänään. Ehdotan myös, että teet niin sanottua ylöspäin ja vaakatason johtamista ja viestit nämä niin esimiehellesi kuin myös työkavereillesi. Tällä varmistat, että myös tiimisi voi toimia tehokkaasti. Päivän mittaan voit punnita omaa suoriutumistasi ja lopettaa kun olet saanut tehokkaan päivän valmiiksi. Etätyössä aikaan saatujen tuloksien merkitys korostuu – enää meillä ei ole sitä ikävää “naama-aikaa” toimistolla.
2. Määritä työaika sekä tauot etukäteen
Työaikojen määrittämisessä on useita hyötyjä. Sitoutuessamme sopivaksi ajaksi työn tekemiseen edesautamme syvää keskittymistä ja autamme itseämme karttamaan välttelyä (prokrastinaatiota). Samalla huolehdimme suorituskykymme ja motivaatiomme ylläpitämisestä pitämällä taukoja. Jos pienessä asunnossasi on toinenkin etätyöntekijä nämä ajat kannattaa synkronoida. Yksi syy työajan määrittämiseen on vapaa-aikasi ja jaksamisesi suojelu. On havaittu, ettei etätyön ongelmana ole se, että ihmiset tekevät liian vähän töitä, vaan se, että niitä tehdään liikaa. Voi olla houkuttelevaa aloittaa päivä mailia lukemalla sängyssä ja jatkaa hommia myöhäiseen iltaan asti, koska se tapahtuu niin huomaamatta ja kätevästi kotisi työpisteeltä, mutta älä tee sitä! State of Remote Work 2019 -tutkimuksen mukaan etätyön suurimmaksi haasteeksi koetaankin työstä irtautuminen. Vältä sinä tämä sudenkuoppa ja aseta itsellesi sopivat rajat. Parhaimmillaan työaikojen määrittely luo sinulle positiivisen päivärytmin, joka toimii tuottavan ja tasapainoisen elämäsi tukipylväänä.
3. Valmistele välineet sujuvaan etätyöhön
Älä anna työolosuhteiden huonontua vaikka kotiasi ei olekaan välttämättä suunniteltu toimistotyöhön. Pienillä panostuksilla teet kodistasi keskittymistä, tuloksia ja hyvinvointia tukevan tukikohdan. Ensimmäisenä se yleisin keskustelun aihe eli ergonomia. Pyri rakentamaan itsellesi mahdollisuus useampaan laadukkaaseen työskentelyasentoon. Parhaiten teet sen sähköpöydällä ja laadukkaalla työtuolilla. Toki sohvakin voi tarjota sopivaa vaihtelua tiettyihin työtehtäviin. Sen lisäksi suosittelen erillisen riittävän suuren ja tarkan näytön hankkimista. Tähän vielä päälle kuulokkeet, joissa on hyvä mikki (esim Bose, Plantronics yms.). Jos kotonasi on muitakin ihmisiä työaikanasi, suosittelen vastamelukuulokkeiden käyttämistä samaan tapaan kuin avokonttoreissa. Viimeisenä huomiona vielä kamera. Jos tietokoneesi kamera on huono, hanki erillinen laadukas kamera muutamalla kympillä. Tietyissä organisaatioissa nämä tuetaan sinulle, muissa tapauksissa voit vähentää kyseiset hankinnat verotuksessa tulonhankkimiskuluna. Investointina näistä ei kannata kitsastella (varmasti parempi sijoitus kuin esimerkiksi osakkeet juuri nyt!).
4. Poista turhat keskeytykset
Toimistolla olemme tottuneet keskeytyksiin, ja siirtyessäsi kotitoimistolle kenties huokaiset helpotuksesta keskeytysten radikaalin vähentymisen johdosta. On kuitenkin realistista huomata, että myös koti tarjoaa varsin laajan ja vaikuttavan keskeytysten kirjon. Tekemättömät kotityöt pistävät silmään, mutta koska pidämme vahvasti kohdasta 2. kiinni keskittymisemme ei herpaannu! Seuraava haaste ilmenee kun lapsesi tai puolisosi aloittaa äänekkään leikin, kyselyn, laulamisen, tai muun aktiviteetin, joka repii huomiosi pois flow-tilastasi. Toki osa meistä on linnoittautunut erilliseen huoneeseen, mutta muiden on vain käytettävä samoja työkaluja kuin toimistollakin: kommunikoi läheisille, että teet keskittymistä vaativaa työtä kello x:stä y:hyn ja ajankohtana z voimme jutella tauollani. Myös yhteinen “minua ei saa nyt häiritä” -merkki kuten kuulokkeet päässä voi toimia erinomaisesti. Me käytimme aikoinamme samaan tarkoitukseen toimistollamme “keskittymiseläintä”, joka seisoessaan työpöydällä suojeli työkavereiden keskeytyksiltä. Pahimmillaan melun noustessa vielä avokonttoriakin äänekkäämmäksi, suosittelen vastamelukuulokkeita.
5. Kommunikoi rohkeasti
Vaikka työkaverisi eivät olekaan fyysisesti vieressäsi, he ovat apunasi ja tukenasi teknologian välityksellä. Tiimityön merkitys ei vähene vaikkemme näekään toisiamme. Kerro työkavereillesi mitä työstät, jotta onnistutte tiiminä paremmin. Kerro jos olet jumissa, ettet vain kuluta koko päivääsi päätä seinään hakaten. Kerro kun onnistut, näyttääksesi edistymisen ja nostaaksesi tiimihenkeä. Ole aktiivinen viestijä! Ole myös tavoitettavissa samaan tapaan kuin toimistollakin. Häiriöistä vapaata keskittymisaikaa aikaa saa ja pitää toki ottaa etänä ja toimistolla. Hyödynnä viestintävälineitä (pikaviestintä, puhelinta, sähköpostia, videokonferenssijärjestelmää, projektinhallintatyökalua jne.) organisaationne yhteisen toimintamallinne mukaisesti.
6. Tuo liikettä työpäivääsi
Etätyöskentely vähentää liikettä elämässämme poistamalla työmatkat ja kerroksesta toiseen sekä palaverista kolmanteen juoksemiset. Parhaimmillaan ja pahimmillaan kaikki työnteko onnistuu yhdestä paikasta. Hei hei 10.000 askelta päivässä. Meidän onkin hyvä huomioida tämä ja käyttää etätyön mahdollistamaa joustavuutta eduksemme. Ehkä päivän aikana urheilu onnistuukin nyt paremmin kuin koskaan? Tai lounaskävely koiran tai muun perheenjäsenen kanssa? Yksi erinomainen tapa liikunnan lisäämiseen sekä erinomaisen rutiinin muodostamiseen on myös töihinlähtökävelyn ja töistälähtökävelyn tekeminen. Puolen tunnin kävelylenkki pari kertaa päivässä vaikuttaa upeasti työtehoosi sekä palautumiseesi. Ja nythän meillä kaikilla pitäisi olla aikaa tähän, kun joukkoliikenteessä tai autossa istuminen on lakannut. Säännöllinen ulkoilu varmistaa myös, ettet mökkihöperöidy neljän seinän sisällä.
Tässä mielestäni 6 tärkeintä kohtaa onnistuneeseen etätyöhön yksilön näkökulmasta. Vaikkei nämä katakaan läheskään kaikkia etätyön parhaita käytäntöjä ja työtapoja, näillä saat varmasti työhösi enemmän kontrollia ja onnistumisia. Onnistumiseen toki vaikuttavat valtavasti myös työyhteisön yhteiset toimintatavat, etätyön johtaminen ja organisaation muut valmiudet. Näitäkään asioita ei kannata jättää roikkumaan vaan määritellä ne selkeästi, jotta organisaationne voisi onnistua myös näiden haastavien aikojen vallitessa koronan vaikuttaessa meidän kaikkien työskentelyyn.
Jos kaipaat apua etätyön kehittämiseen organisaatiossasi yksilön, työyhteisön tai johtamisen näkökulmasta, ole minuun rohkeasti yhteydessä. Autan sinua ja teitä erittäin mielelläni.
Otetaan härkää sarvista ja käytetään tilannetta positiivisena mahdollisuutena kehittymiselle!
Taneli Rantala
Työyhteisöjen valmentaja ja Lifted Oy:n toimitusjohtaja
050-5498623
taneli(a)lifted.fi
p.s. Moni henkilö kamppailee näiden asioiden kanssa juuri nyt, joten pyydän sinua jakamaan tätä artikkelia eteenpäin sosiaalisessa mediassa kontakteillesi!
